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Diese Informationen geben wir über das Einstellen von Workflowschritten weiter. Dabei werden unterschieden: | ||
Workflows | Ordnet die Assets einem Prozess zu, etwa dem Workflow „Bild“, „Vertrag“, „Manuskript“, oder „Layout“. Jeder Workflow hat dann seine eigenen Workflowschritte und -status | |
Workflowschritte | Der konkrete Prozessschritt, z.B. wird ein Manuskript erst angelegt, geht dann ins Lektorat, dann zur Prüfung in die Redaktion und schlussendlich zur Vorstrukturierung:
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Workflow Status | Zeigt die Phase des Workflows an: Angelegt, in Bearbeitung, Fertig Mehrere Workflowschritte können dann in der Phase „Bearbeitung“ liegen und mehrere in der Phase „Fertig“. Die Stati stellen wir nicht im System ein, sie sind hinter den Kulissen den einzelnen Schritten zugeordnet. Mit Status kann ich dann z.B. alle Topics im Status „Fertig“ suchen, auch wenn diese vielleicht unterschiedliche Workflowschritte haben (z.B. „ist auf KüGo exportiert“, „Nacherfassung abgeschlossen“) | |
Workflowziel | Über Workflowziele kann man im System anderen Nutzern Assets zustellen. Damit ist für alle sichtbar, in wessen Verantwortung sich gerade ein Manuskript oder ein Umbruch befindet. Dies ist immens wichtig, weil sonst u.U. zwei Leute versuchen, gleichzeitig das gleiche Dokument zu bearbeiten.
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Einstellen von Workflows
Das Einstellen der Workflows funktioniert bei allen Workflows immer gleich. Ich öffne die Metadaten des Assets und bearbeite die Workflows. Wenn ich ein neues Asset anlege und das System den Asset-Typ klar zuordnen kann, wird der erste Workflowschritt automatisch angelegt. | ||
Metadaten öffnen: Ich markiere das gewünschte Asset und klicke auf Metadaten bearbeiten.
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Es öffnet sich der Metadaten-Dialog, der über alle Asset-Typen hinweg immer gleich ist.
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Im Feld Workflow trage ich den Prozess ein, zu dem das Asset gehört, dann wähle ich den richtigen Workflowschritt aus (z.B. „Angelegt“, wenn es ein neues Asset ist, das ich nur ablegen will, „in Redaktion“, wenn z.B. ein Manuskript vom Redakteur geprüft werden soll). |
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