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Autorenverträge: Anlage Vertrags-Asset | ||
Für jeden Verlagsbereich gibt es eigene Vertrags-Assets mit darunter verknüpften Vertragsvorlagen. Die Assets und Dokumente sind bereits auf den richtigen Domänen, bzw. mit den richtigen Eigentümergruppen geschützt. | ||
Im jeweiligen Verlagsbereich stehen verschiedene Autorenverträge für verschiedene Rahmenbedingungen zur Auswahl. |
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Im Infofenster sind die verschiedenen Verträge kurz erklärt. |
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Das gewünschte Vertrags-Asset mit gedrückter Maustaste aus den Vorlagen direkt auf das Buch ziehen. Bitte vorab prüfen, ob eine neue Vorlage (ab 02/2018) oder noch eine alte Vorlage für ältere Titel (bis_02/2018) verwendet werden muss.
Es öffnen sich die Metadaten; hier muss noch der Name geändert werden, für Asset und Dokument muss der gleiche Name vergeben werden. Bitte immer wie folgt benennen: Titelnummer_Buchtitel_Autor_Autorname (4458_Gesund essen_Autor_Koralewska)  | ||
Folgende Einstellungen am Vertrags-Asset (grünes Icon) prüfen.
Unter dem Buch ist jetzt das Vertrags-Asset verknüpft, darunter befindet sich bereits das Worddokument für die Vertragsanforderung.
Das Vertragsdokument ist durch eine Eigentümergruppe geschützt (z.B.: »Vertrageinsicht KV«), sodass diese nur von der eigenen Redaktion, der Vertragsabteilung und wenigen ausgewählten Personen einsehbar ist. »Nichteigentümer« sind auf »Kein Zugriff« gestellt (Datenschutz). | ||
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(Ansicht im Infofenster) | |
Vertragsverknüpfungen | ||
Die Produkt-Vertrags-Verknüpfung wurde durch das Ziehen des Vertrag-Assets auf das Buch-Asset automatisch erstellt. Nun bitte noch im zweiten Reiter (hier Bestellvertrag) den Autor im Feld »Personen-Vertrags-Verknüpfungen« eintragen:
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Autorenverträge: Vertragsdokument ausfüllen | |
Das Vertragsdokument (Word-Dokument) bitte ausfüllen. Dieses ist so eingestellt, dass nur wenige Felder editierbar sind. Das Vertragsdokument per Doppelklick öffnen; am einfachsten springt man dann mit den Tabstopps zu den grau unterlegten Feldern und trägt die Daten ein.
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Nach dem Ausfüllen BITTE NUR AUF SPEICHERN im Word-Dokument klicken, nicht auf dem PC lokal ablegen! => Wenn man auf Speichern klickt, werden alle Änderungen direkt ins System übernommen, daher so wichtig.
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Bitte unbedingt auch das Dokument im System nochmals sichern und schließen! | |
Autorenverträge: Vertrags-Asset und -dokument an Vertragsabteilung zustellen | |
Das Vertrags-Asset (grün) über den Metadatendialog an die Benutzergruppe Vertragsabteilung schicken; im Kommentar können ggf. besondere Anpassungswünsche vermerkt werden. | |
Autorenverträge: Vertrags-Asset und –dokument finalisieren | |
Die Vertragsabteilung prüft die Vertragsdokumente und erstellt zwei Papierausdrucke. Diese werden über die Redaktion an den Autor geschickt, nach dessen Unterschrift dann vom zuständigen VL unterzeichnet. Ein Exemplar wird von der Redaktion an den Autor gesendet. Die Redaktion scannt den Papiervertrag ein und ersetzt das Worddokument im System durch den Scan. Die Metadaten bleiben bei dieser Aktion erhalten. Der Papierausdruck geht dann zur finalen Ablage in die Vertragsabteilung. | |
Die Vertragsabteilung prüft den unterschriebenen Vertrag, deaktiviert ggf. noch Häkchen in der Vertragsmaske des Vertrags-Assets entsprechend, trägt das Vertragsdatum ein und stellt den Workflowschritt auf Fertig. | |
Vertrags-Asset Autorenverträge | |
Autorenverträge: Verknüpfung mit TopicsAlle Topics müssen mit dem Vertrags-Asset verknüpft werden. Dazu alle Topics selektieren, dies geht am Einfachsten, wenn man das Umbruch-Asset oder den Ordner XML-Import mit der rechten Maustaste markiert, Auswahl »Suche in allen Verknüpfungen nach unten«. | |
Dann öffnet sich das Fenster mit der Detailsuche, hier den Assetyp „Topic“ auswählen: | |
Daraufhin werden alle Topics in einer neuen Assetabfrage angezeigt. Alle Topics markieren und mit gedrückter Maustaste direkt auf das Vertrags-Asset ziehen. | |
Es erscheint folgendes Dialogfeld, bitte mit OK bestätigen. Wenn dies nicht erscheint, bitte prüfen, ob einzelne Topics bereits einem anderen Vertrag zugeordnet sind. | |
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