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Autorenverträge: Vertragsdokument ausfüllen
Das Vertragsdokument (Word-Dokument) bitte ausfüllen. Dieses ist so eingestellt, dass nur wenige Felder editierbar sind. Das Vertragsdokument per Doppelklick öffnen; am einfachsten springt man dann mit den Tabstopps zu den grau unterlegten Feldern und trägt die Daten ein.
Nach dem Ausfüllen BITTE NUR AUF SPEICHERN im Word-Dokument klicken, nicht auf dem PC lokal ablegen! => Wenn man auf Speichern klickt, werden alle Änderungen direkt ins System übernommen, daher so wichtig.
Bitte unbedingt auch das Dokument im System nochmals sichern und schließen!
Autorenverträge: Vertrags-Asset und -dokument an Vertragsabteilung zustellen
Das Vertrags-Asset (grün) über den Metadatendialog an die Benutzergruppe Vertragsabteilung schicken; im Kommentar können ggf. besondere Anpassungswünsche vermerkt werden.
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Autorenverträge: Vertrags-Asset und –dokument finalisieren
Die Vertragsabteilung prüft die Vertragsdokumente und erstellt zwei Papierausdrucke. Diese werden über die Redaktion an den Autor geschickt, nach dessen Unterschrift dann vom zuständigen VL unterzeichnet. Ein Exemplar wird von der Redaktion an den Autor gesendet. Die Redaktion scannt den Papiervertrag ein und ersetzt das Worddokument im System durch den Scan. Die Metadaten bleiben bei dieser Aktion erhalten. Der Papierausdruck geht dann zur finalen Ablage in die Vertragsabteilung.
Die Vertragsabteilung prüft den unterschriebenen Vertrag, deaktiviert ggf. noch Häkchen in der Vertragsmaske des Vertrags-Assets entsprechend, trägt das Vertragsdatum ein und stellt den Workflowschritt auf Fertig.
Vertrags-Asset Autorenverträge
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Autorenverträge: Verknüpfung mit Topics Alle Topics müssen mit dem Vertrags-Asset verknüpft werden. Dazu alle Topics selektieren, dies geht am Einfachsten, wenn man das Umbruch-Asset oder den Ordner XML-Import mit der rechten Maustaste markiert, Auswahl »Suche in allen Verknüpfungen nach unten«.
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Dann öffnet sich das Fenster mit der Detailsuche, hier den Assetyp „Topic“ auswählen:
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Daraufhin werden alle Topics in einer neuen Assetabfrage angezeigt. Alle Topics markieren und mit gedrückter Maustaste direkt auf das Vertrags-Asset ziehen.
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Es erscheint folgendes Dialogfeld, bitte mit OK bestätigen. Wenn dies nicht erscheint, bitte prüfen, ob einzelne Topics bereits einem anderen Vertrag zugeordnet sind.