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Jedes Produkt im System muss unterhalb eines Werkes angelegt werden. Folgende Produkte sollten im gleichen Werk angelegt werden:

• Digitale Produkte (E-Books, ggf. Apps) zu Titeln
• Abweichende Versionen von Titeln (Taschenbücher, BuchPlus-Versionen, usw.)
• Lizenzen/Industrieausgaben von Titeln
• Relaunches und Neuauflagen von Titeln

Ein Vorkalkulationsprojekt braucht nicht unbedingt die Zuordnung zu einer Werk-ID, es kann jedoch auf folgende Arten eine Werk-ID gesetzt werden:

• Die ISBN des zugehörigen Titels wird in der Vorkalkulation verknüpft (das Werk des Titels wird automatisch in das Projekt übernommen)
• Eine bereits vorhandene Werk-ID kann händisch in das vorgesehene Textfeld eingetragen werden
• Beim Klick auf den Button "+ Neues Werk" wird ein neues Werk im ERP-System erzeugt (nur nötig, wenn der zugehörige Titel noch nicht angelegt ist) 
  
• Bei der Übernahme in die Novitätenplanung. Hier ist ein Werk zwingend erforderlich. War bis zu diesem Zeitpunkt noch kein Werk vergeben, wird Ihnen eine Hinweis-Meldung angezeigt, dass durch die Übernahme ein neues Werk erzeugt wird.
• Ihre Antwort auf die Hinweismeldung wird in der Datenbank dokumentiert

Folgende Szenarien können zur doppelten Anlage von Werken über die Vorkalkulation führen:

• Sie Klicken auf den Button "+ Neues Werk", obwohl der Titel bereits in den Stammdaten angelegt ist
• Sie übernehmen das Vorkalkulationsprojekt in die Novitätenplanung, ohne die ISBN zu verknüpfen, falls diese bereits existiert

Wie gehe ich also unter verschiedenen Voraussetzungen vor, wenn ich ein Vorkalkulationsprojekt in die Novitätenplanung übernehmen will?

Szenario 1

Voraussetzungen

• Es existiert lediglich ein Vorkalkulationsprojekt
• Es existiert kein Produkt in den Stammdaten
• Es exisitert kein Vorgängertitel/Ursprungstitel (bei E-Books, Hörbüchern) in den Stammdaten

Vorgehen

• Klicken Sie im Vorkalkulationstool auf "+ Neues Werk" um ein Werk mit den Grundangaben (Titel, Erlösgruppe, usw.) in den Stammdaten zu erzeugen
• Wenn Sie später einen Titel zum Vorkalkulationsprojekt anlegen, legen sie ihn auf alle Fälle unter der Werk-ID an, die im Vorkalkulationsprojekt angegeben ist
• Klicken Sie auf das Häkchen für die Übernahme in die Novitätenplanung

Szenario 2

Voraussetzungen

• Es exisitert ein Vorkalkulationsprojekt
• es existiert zwar kein Produkt, aber es handelt sich um einen Relaunch o.ä., der einen Vorgängertitel/Ursprungstitel hat
• Klicken Sie auf das Häkchen für die Übernahme in die Novitätenplanung

Vorgehen

• Suchen Sie in den Stammdaten die Werk-ID des Vorgänger-/Ursprungstitels und tippen Sie sie manuell in das Werk-ID-Feld der Vorkalkulation ein
• Wenn Sie später einen Titel zum Vorkalkulationsprojekt anlegen, legen sie ihn auf alle Fälle unter der Werk-ID an, die im Vorkalkulationsprojekt angegeben ist und in der sich der Vorgänger-/Ursprungstitel befindet
• Klicken Sie auf das Häkchen für die Übernahme in die Novitätenplanung

Szenario 3

Voraussetzungen

• Es existiert ein Vorkalkulationsprojekt
• Es existiert bereits das zugehörige Produkt, dass das aber noch nicht mit dem Projekt verknüpft ist

Vorgehen

• Verknüpfen Sie die ISBN mit dem Vorkalkulationsprojekt, die Werk-ID wird automatisch aus dem Produkt übernommen
• Klicken Sie auf das Häkchen für die Übernahme in die Novitätenplanung

Szenario 4

Voraussetzungen

• Es existiert ein Vorkalkulationsprojekt 
• Es existiert bereits das zugehörige Produkt, dass das aber noch nicht mit dem Projekt verknüpft ist
• Das Vorkalkulationsprojekt wurde bereits in das Novitätenplanungstool übernommen und hat nun eine andere Werk-ID als das zugehörige Produkt in den Stammdaten

Vorgehen

• Notieren Sie sich die Werk-ID aus dem Vorkalkulationsprojekt
• Verknüpfen Sie das Projekt mit der ISBN des zugehörigen Titels, dabei wird die ISBN mit dem Vorkalkulationsprojekt, die Werk-ID ersetzt wird automatisch aus dem Produkt übernommen
• Nutzen Sie das überflüssige Werk in den Stammdaten ggf. und überschreiben es durch ein andere anderes neues Werk, das Sie anlegen müssen, oder schicken Sie alternativ eine Anfrage an den IT-Service, dass das Werk eine Dublette ist und entfernt werden kann (die WERK-ID geht dadurch verloren)