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Das Herstellungstool liefert eine Produktionsliste, diese wird im Vorfeld (vor Auftragsvergabe) mit dem jeweiligen Auftragnehmer abgestimmt.
Für den Auftrag ist eine doppelte Freigabe vorgesehen, d.h. der projektbetreuende Hersteller erteilt die 1. Freigabe, im Anschluss wandert der Auftrag in die Freigabeliste und ist dort vom jeweiligen vorgesetzten mit der 2. Freigabe freizugeben.
| Hinweis |
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Bei der 2. Freigabe wird die Maximalmengenanzahl geprüft. |
Sofern alles OK ist, wird der Auftrag erstellt:
E-Mail-Adresse hinterlegt
Wenn eine E-Mail-Adresse für den Auftragnehmer hinterlegt ist, wird der Auftrag automatisch per E-Mail (inkl. Freigabelink) an den Auftragnehmer, CC Hersteller/Projektleiter gesendet.
Der Auftragnehmer erhält dabei folgenden Text (blaue Felder exemplarisch):
Sehr geehrte Damen und Herren,
anbei übersenden wir Ihnen unseren Auftrag für den Titel XXX-X-XXXX-XXX-X - Produktname / Auflage XX.
Bitte bestätigen Sie den Erhalt und die Übernahme des Auftrags durch Click auf den folgenden Link:
Auftrag verbindlich bestätigen
Ihr Ansprechpartner in unserer Herstellung ist Max Mustermann (max.mustermann@mustermann.de).
Vielen Dank und viele Grüße
Firmenname
Achtung: Diese E-Mail wurde maschinell erstellt, bitte nicht darauf antworten.
Keine E-Mail-Adresse hinterlegt
Der Auftragnehmer bestätigt/autorisiert den Auftrag durch ausführen des Links und erhält eine Bestätigung, wie hier im Beispiel dargestellt.
Protokollierung des automatischen Auftrags
Im Herstellungstool wird automatisiert der Auftrag als bestätigt gekennzeichnet, zudem wird die IP des Bestätigers und der Zeitstempel der Bestätigung im Herstellungstool gespeichert.
Die Bestätigung ist im Druckauftrag/Bindeauftrag unter dem Feld Auftragsbestätigung dokumentiert.
keine E-Mail-Adresse hinterlegt
Wenn keine E-Mail-Adresse für Auftragnehmer hinterlegt ist, muss der Auftrag manuell gedruckt und per Post/Fax versendet werden.
Eine schriftliche Auftragsbestätigung kann später über den „Hochladen“-Button eingelesen und im Herstellungstool unter der Dokumentenablage hinterlegt werden.
Sofern eine Auftragsbestätigung vorliegt, kann diese gescannt und hochgeladen werden.
Protokollierung des manuellen Auftrags
Referenzlisten
Hier werden die Spezifikationen für Druckausführung, Bindeart, Format und Papier gepflegt. Diese können bearbeitet und auf „nicht aktiv“ gestellt werden.
Die Werte werden in Stammdaten, Herstellungstool und Kalkulation zentral übernommen.
