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Verantwortungsbereich: Alle

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Workflows und ihre Bedeutung

Alle, die im System arbeiten, orientieren sich an Workflows: Ich bearbeite ein Manuskript erst, wenn es mir zugestellt wurde, ich veröffentliche einen Vorabdruck von einem Titel erst, wenn der Umbruch fertig ist, ich verkaufe Inhalte erst dann, wenn ich weiß, dass sie wirklich final sind und ich auch die nötigen Nebenrechte besitze.

Diese Informationen geben wir über das Einstellen von Workflowschritten weiter. Dabei werden unterschieden:
Workflows	Ordnet die Assets einem Prozess zu, etwa dem Workflow „Bild“, „Vertrag“, „Manuskript“, oder „Layout“. Jeder Workflow hat dann seine eigenen Workflowschritte und -status
Workflowschritte	Der konkrete Prozessschritt, z.B. wird ein Manuskript erst angelegt, geht dann ins Lektorat, dann zur Prüfung in die Redaktion und schlussendlich zur Vorstrukturierung: Image Added
Workflow Status	Zeigt die Phase des Workflows an: Angelegt, in Bearbeitung, Fertig Mehrere Workflowschritte können dann in der Phase „Bearbeitung“ liegen und mehrere in der Phase „Fertig“. Die Stati stellen wir nicht im System ein, sie sind hinter den Kulissen den einzelnen Schritten zugeordnet. Mit Status kann ich dann z.B. alle Topics im Status „Fertig“ suchen, auch wenn diese vielleicht unterschiedliche Workflowschritte haben (z.B. „ist auf KüGo exportiert“, „Nacherfassung abgeschlossen“)
Workflowziel	Über Workflowziele kann man im System anderen Nutzern Assets zustellen. Damit ist für alle sichtbar, in wessen Verantwortung sich gerade ein Manuskript oder ein Umbruch befindet. Dies ist immens wichtig, weil sonst u.U. zwei Leute versuchen, gleichzeitig das gleiche Dokument zu bearbeiten. Image Added

Einstellen von Workflows

Das Einstellen der Workflows funktioniert bei allen Workflows immer gleich. Ich öffne die Metadaten des Assets und bearbeite die Workflows. Wenn ich ein neues Asset anlege und das System den Asset-Typ klar zuordnen kann, wird der erste Workflowschritt automatisch angelegt.
Metadaten öffnen: Ich markiere das gewünschte Asset und klicke auf Metadaten bearbeiten. Image Added
Es öffnet sich der Metadaten-Dialog, der über alle Asset-Typen hinweg immer gleich ist. Image Added
Im Feld Workflow trage ich den Prozess ein, zu dem das Asset gehört, dann wähle ich den richtigen Workflowschritt aus (z.B. „Angelegt“, wenn es ein neues Asset ist, das ich nur ablegen will, „in Redaktion“, wenn z.B. ein Manuskript vom Redakteur geprüft werden soll).

Workflows im System

Buchassets Image Added
Buchassets haben keine Workflows, der jeweilige Titel- und Programmstatus wird aus den Titelstammdaten im Infofenster angezeigt.
Terminplanung Image Added
Terminpläne haben keine weiteren Workflowschritte, sie werden nur „angelegt“. Strukturplan
Strukturplan Image Added
Strukturpläne haben keine weiteren Workflowschritte, sie werden nur „angelegt“.
Vertragsassets Image Added
In Bearbeitung: alle Infos sind noch nicht final geprüft und freigegeben. Fertig: Alle Infos habe ich eingetragen, geprüft und freigegeben. Image Added
Manuskript
Angelegt: Erster Schritt beim Anlegen des Original-MS. Ist noch nicht zur Bearbeitung freigegeben. In Lektorat: Ist beim Lektor in Bearbeitung In Redaktion Lektoriertes MS wird von der Redaktion geprüft In Vorstrukturierung: Lektoriertes MS ist freigegeben und wird zur XML Erfassung geschickt. Vorstruktur fertig: Lektoriertes MS wurde erfolgreich in XML erfasst, XML Daten wurden freigegeben. Image Added

Bilder Image Added
angelegt: Bild ist importiert oder als Platzhalter angelegt. Originalbild unbearbeitet: AUTOMATISCHE AKTION Es wird automatisch eine Variante vom Originalbild gezogen. Variante erstellt: WF-Schritt der eben gezogenen Variante. Bei Repro XX: AUTOMATISCHE AKTION Bilder werden automatisch an die ausgewählte Repro exportiert. Nachzügler Repro XX: AUTOMATISCHE AKTION Bilder werden automatisch an die ausgewählte Repro exportiert. Austauschbild bei Repro XX: AUTOMATISCHE AKTION Bilder werden automatisch an die ausgewählte Repro exportiert. Image Added
Feindaten manuell exportiert: Für Bilder, die NICHT automatisch an die Repros übertragen werden können. Dies kann z.B. bei Substanzverwertungen vorkommen. Damit man weiß, dass die Bilder bei der Repro sind, wird dieser WF-Schritt eingestellt. Final retuschiert: WF-Schritt wird automatisch eingestellt, wenn die Repro die retuschierten Bilder wieder zurückstellt. Für alle Bilder außer Rezeptbilder der letzte WF-Schritt. KüGo Varianten erstellt: Letzter Schritt bei Rezeptbildern: Wird automatisch erstellt, wenn final retuschierte Bilder mit den Rezepttopics verknüpft werden. Für alle Rezeptbilder der letzte WF-Schritt.
Umbruch Image Added
Angelegt: Erster Schritt, Umbruch ist angelegt, noch nicht weiter bearbeitet. 1.-3. Umbruch: Wird vom Setzer nach Erstellen des 1.-3. Umbruch jeweils eingestellt. Erstellung PDF Farbausdruck: Wird vom Hersteller bei Weitergabe des Umbruchs an die Repro eingestellt. Daten an Druckerei: Wird vom Hersteller nach Freigabe PDF Farbausdruck eingestellt. Druckfreigabe: Wird vom Hersteller nach Freigabe Plot eingestellt, letzter Schritt. Es erscheint ein grünes Kästchen zur optischen Kennzeichnung. Image Added
Layouts Image Added
Angelegt: Erster Schritt beim Anlegen des Layouts Bearbeitung Satz: Wird vom Setzer eingestellt, wenn am Layout arbeitet und Korrekturen ausführt. Textbearbeitung: WF-Schritt während die Layouts in Bearbeitung/Prüfung bei Herstellung, Redaktion und Lektorat sind. Image Added
Autom. Aktualisierung deaktivtiert: Wird von der Repro eingestellt, bevor bearbeitete Bilder importiert werden. Dieser WF-Schritt löst eine automatische Aktion aus, in der die Layouts erst über Nacht aktualisiert werden. Bearbeitete Bilder von Repro eingebaut: Dieser WF-Schritt wird automatisch eingestellt, wenn die Bilder aus der Repro über Nacht in den Layouts aktualisiert wurden. OPI Bilder gegen Feindaten tauschen: AUTOMATISCHE AKTION Tauscht alle Bilder im Layout gegen Feindaten aus. Feindaten eingebaut: Wird automatisch eingestellt nach dem o.g. WF-Schritt eingestellt und zeigt an, dass alle Bilder erfolgreich ausgetauscht wurden. Fertig: Letzter Schritt für Layouts. Durch Einstellen des WF Schritts werden alle Content Updates gestoppt, sodass durch z.B. XML Daten erstellen nicht ständig unnötige Aktualisierungen ins Layout übertragen werden.
Topics Image Added
Angelegt: Erster Schritt bei Anlage/Import des Topics Druckfrei: Titel geht in Druck, Topic ist noch nicht final bearbeitet. KüGo Überarbeitung notwendig: KüGo Redaktion muss die Topics auf deren Website nachträglich bearbeiten, z.B. Seitenverweise entfernen. KüGo Metadaten prüfen: Bearbeitete Topics werden von der KüGo Redaktion geprüft. KüGo Metadaten freigeben: Redaktion gibt die fertig bearbeiteten Topics frei Image Added
Fertig: Letzter Schritt für alle Topics außer Rezepten KüGo Rezept exportieren: Wird für den Export auf das Küchengötter-Portal vorgesehen. Keine Veröffentlichung KüGo: Rezept ist final bearbeitet, wird aber nicht auf KüGo veröffentlicht, letzter Schritt für diese Rezepte. KüGo Rezept exportiert: Rezept ist final bearbeitet und wurde auf KüGo exportiert. Letzter Schritt für diese Rezepte. Nacherfasstes Topic fertig: Nur für Topics aus Backlistoffensive. Topic wurde mit Verträgen und Bildern verknüpft, aber noch nicht verschlagwortet oder tiefer strukturiert.
Nachauflagen (ab 01.08.15) Image Added
Korrekturen angelegt: Erster Schritt, erscheint automatisch bei allen Assets im Workflow Nachauflagen. XML Korrekturen fertig: Wird von der XML Aushilfe an den gescannten Buchseiten eingestellt, wenn die Korrekturen ins XML übertragen sind. Image Added
Korrekturen Nachauflage ausführen: Wird vom Redakteur an Scans und Ordner eingestellt, wenn er den Korrekturordner zum Druck der Nachauflage an den Hersteller zustellt. Prüfung Korrekturen Nachauflage Wird von der Repro an Scans und Ordner eingestellt, wenn die Korrekturen in den Layouts ausgeführt sind. Freigabe Korrekturen Nachauflage wird vom zuständigen Hersteller eingestellt, wenn die Korrekturen freigegeben sind. Alle Korrekturen fertig: Wird von der E-Book Aushilfe eingestellt, wenn die Korrekturen im Printbuch und im E-Book ausgeführt sind.