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Anmeldung & Zugriff
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Aufbau & Navigation
Der Bereich Herstellung ist in 4 Teile gegliedert. Die Darstellung des Inhalts erscheint im rechten Bereich. Der jeweils aktuelle Bereich wird farblich hervorgehoben, wie hier im Beispiel „Freigabeliste“.
Zur Unterstützung von Eingaben sind bei gängigen Eingabefelder Vorschlagslisten (Typeahead) hinterlegt. Bei der Eingabe erster Zeichen wird automatisch eine Vorschlagsliste dargestellt, ähnlich der Google Suche.
Dashboard PRINT
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Das Dashboard ist die Einstiegsanzeige |
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Neue Auflage erstellen
Produkdaten pflegen
Aufträge erstellen
Dashbord Digital
Freigabeliste & Freigabeprozess
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Erweiterte Suche
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Overlayfenster
Beim Bewegen der Maus über Identifier oder Titel werden Informationen des Titels in einem Overlayfenster angezeigt.
Aktionsbutton & Symbole/Icons
Der nächste Auflagenstatus wird durch Klicken auf den blauen Button bei der Spalte Aktionen im Dashboard geändert. Bei noch fehlenden Angaben ist das Feld rot, nähere Informationen werden im Tooltip angezeigt, wenn man mit der Maus über den Button fährt.
Die blauen Icons bieten die Möglichkeit Funktionen direkt anzuwählen, ein Tooltip erklärt zudem die jeweiligen Funktionen.
Merkliste / Exportieren / Sammeländerung
Die Merkliste hilft Ihnen, Werke/Produkte/Auflagen, die Sie häufig aufrufen möchten, per Schnellzugriff anzusprechen. Wenn sich Einträge in der Liste befinden, wird das durch einen roten Badge angezeigt, der die Anzahl der Einträge auf der Liste enthält.
Exportieren
Die Dispo- und Produktionslisten können als Auswahl oder vollständig exportiert werden. Hierzu sind die gewünschten Auflagen zu kennzeichnen (Häkchen setzen), ansonsten wird das gesamte aktuelle Suchergebnis exportiert.
Es steht das Excel- sowie PDF-Dateiformat zur Verfügung. Zudem wird zwischen „Herstellung Export“ (Print) und „Herstellung Export E-Books“ (Digital) unterschieden.
Sammeländerungen
Änderungen für Format, Papier, Drucker oder Binder können jeweils für mehrere Titel gleichzeitig vorgenommen werden, diese müssen aktiv im Dashboard ausgewählt werden.
Im Falle, dass keine Zeile ausgewählt wurde, erscheint ein Hinweis, dass mindestens 1 Datensatz auszuwählen ist.
Herstellungsbericht
Der Herstellungsbericht gibt herstellerische Eckdaten wie Preis, Autor, Kommentar usw. als PDF Format aus.
Neue Auflage erstellen
Das Dashboard ermöglicht die Titel nach verschiedenen Kriterien zu filtern und zu sortieren. Die Bearbeitung erfolgt dann Titelbezogen.
Aktion "neue Auflage" auslösen
Titel, die im Auflagenstatus Fertig stehen, werden durch Klicken auf den Aktionsbutton neue Auflage geändert. Diese Aktionen werden bei GU zentral nach der ABZ ausgelöst.
Der Titel geht somit in Disposition und eine neue Auflage kann erstellt bzw. bearbeitet werden. Dazu öffnet sich automatisch das Fenster für die Eingabe des Liefertermins und der Liefermenge.
Titel in der Einzelansicht.
Durch Klick auf den Titel öffnet sich die Einzelansicht.
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Auflage erstellen / bearbeiten / löschenIn der Titelansicht erfolgt die direkte und detaillierte Bearbeitung. Es können mehrere Auflagen erstellt und mit unterschiedlichen Auflagenstatus parallel geführt werden. Diese Aktionen werden bei GU zentral ausgeführt.
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Auflagenstatus in der Titel-Einzelansicht bearbeiten
Im unteren Bereich der Einzelansicht kann der Status durch Klicken auf den denn gewünschten Status verändert werden. Der jeweilige Status wird oben links neben der Auflage dargestellt.
Produkdaten pflegen
Die Spezifikationen sind Auflagenunabhängig und werden in jede noch nicht abgeschlossene Auflage und Auftrag automatisch übernommen. Die Pflege der Daten erfolgt in den Bereichen Stammdaten & Herstellung.
Herstellerische Stammdaten bearbeiten
Die Herstellerischen Stammdaten wie Format, Umfang, Einband, usw. werden innerhalb der Stammdaten im Reiter Auflage durch die Redaktionen gepflegt. Diese Eingaben fließen direkt in das Herstellungstool ein und erscheinen dort ausgegraut.
Produktdaten bearbeiten
Produktdaten werden im Bereich Herstellung für das jeweilige Produkt bearbeitet. Ausgenommen der Herstellerischen Stammdaten (Format, Umfang, Einband, usw.) die durch die Redaktionen gepflegt werden, können alle weiteren Spezifikation im Bereich Herstellung bearbeitet werden.
Beispiele für Produktdatenpflege
Hinter einer Vielzahl der Felder liegen Wertetabellen. Bei der Eingabe wird eine Vorschlagsliste dargestellt, aus welcher die passenden Daten zu übernehmen sind. Bei Fehlerhafter Eingabe/Auswahl wird dies dargestellt. Weitere Felder sind frei beschreibbar, es können hier mehrere Informationen eingegeben werden.
| Warnung |
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Achtung: Falsche Schreibweisen werden in die frei beschreibaren Datensätze übernommen! |
Aufträge erstellen
Druckauftrag erstellen / bearbeiten
Grundsätzlich ist darauf zu achten, dass ein Auftrag erst zur Freigabe weitergegeben werden kann, wenn alle relevanten Daten gepflegt sind, dazu gehören vor allem Liefertermin und Liefermenge.
Sind nicht alle notwendigen Angaben hinterlegt, ist keine Weitergabe zur Freigabe möglich!
Die Funktion zur Freigabe zeigt an, welche Informationen fehlen:
Bindeauftrag erstellen / bearbeiten
Auflagenabhängige Spezifikationen.
Auswahl des Ansprechpartners bei Druck- und Bindeaufträgen
Im Herstellungs-Modul ist es ab sofort möglich, bei Druck- und Bindeaufträgen jeweils explizit einen Ansprechpartner auszuwählen: .png?version=1&modificationDate=1704715239000&cacheVersion=1&api=v2)
Dieser wird für die Erzeugung des Auftrags-PDFs und zum Auftragsversand verwendet. Standardmäßig wird der erste Ansprechpartner aus der Liste vorgeschlagen, sodass die Kompatibilität zur bisherigen Funktionsweise gewährleistet bleibt.
Die Pflege und Sortierung von zusätzlichen Ansprechpartnern ist jetzt im Kontakt-Modul auch direkt beim Drucker/Binder möglich:.png?version=1&modificationDate=1704715239000&cacheVersion=1&api=v2)
Ansprechpartner können hier auch für zukünftige Aufträge deaktiviert werden, indem das Aktiv-Flag (Checkbox) entfernt wird.
Splittung von Liefermengen
Im Regelfall wird die Gesamtauflage an eine Adresse geliefert. Zeitfracht, Erfurt ist im Bindeauftrag als Anlieferungsadresse voreingestellt.
Zusätzliche Lieferadressen oder Änderungen der Auflagenverteilung erfolgt über Auflage/Liefermenge.
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Dashbord DigitalDas Dashboard Digital ähnelt sich im Wesentlichen zum Dashboard Print. Es gibt unterschiedliche Filter- und Suchkreterien. Die Exportfunktion steht im Excel Format zur Verfügung.
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Freigabeliste & Freigabeprozess
Prozess
| Drawio | ||||||||||||||||
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Das Herstellungstool liefert eine Produktionsliste, diese wird im Vorfeld (vor Auftragsvergabe) mit dem jeweiligen Auftragnehmer abgestimmt.
Für den Auftrag ist eine doppelte Freigabe vorgesehen, d.h. der projektbetreuende Hersteller erteilt die 1. Freigabe, im Anschluss wandert der Auftrag in die Freigabeliste und ist dort vom jeweiligen vorgesetzten mit der 2. Freigabe freizugeben.
| Hinweis |
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Bei der 2. Freigabe wird die Maximalmengenanzahl geprüft. |
Sofern alles OK ist, wird der Auftrag erstellt:
E-Mail-Adresse hinterlegt
Wenn eine E-Mail-Adresse für den Auftragnehmer hinterlegt ist, wird der Auftrag automatisch per E-Mail (inkl. Freigabelink) an den Auftragnehmer, CC Hersteller/Projektleiter gesendet.
Der Auftragnehmer erhält dabei folgenden Text (blaue Felder exemplarisch):
Sehr geehrte Damen und Herren,
anbei übersenden wir Ihnen unseren Auftrag für den Titel XXX-X-XXXX-XXX-X - Produktname / Auflage XX.
Bitte bestätigen Sie den Erhalt und die Übernahme des Auftrags durch Click auf den folgenden Link:
Auftrag verbindlich bestätigen
Ihr Ansprechpartner in unserer Herstellung ist Max Mustermann (max.mustermann@mustermann.de).
Vielen Dank und viele Grüße
Firmenname
Achtung: Diese E-Mail wurde maschinell erstellt, bitte nicht darauf antworten.
Keine E-Mail-Adresse hinterlegt
Der Auftragnehmer bestätigt/autorisiert den Auftrag durch ausführen des Links und erhält eine Bestätigung, wie hier im Beispiel dargestellt.
Protokollierung des automatischen Auftrags
Im Herstellungstool wird automatisiert der Auftrag als bestätigt gekennzeichnet, zudem wird die IP des Bestätigers und der Zeitstempel der Bestätigung im Herstellungstool gespeichert.
Die Bestätigung ist im Druckauftrag/Bindeauftrag unter dem Feld Auftragsbestätigung dokumentiert.
keine E-Mail-Adresse hinterlegt
Wenn keine E-Mail-Adresse für Auftragnehmer hinterlegt ist, muss der Auftrag manuell gedruckt und per Post/Fax versendet werden.
Eine schriftliche Auftragsbestätigung kann später über den „Hochladen“-Button eingelesen und im Herstellungstool unter der Dokumentenablage hinterlegt werden.
Sofern eine Auftragsbestätigung vorliegt, kann diese gescannt und hochgeladen werden.
Protokollierung des manuellen Auftrags
Referenzlisten
Hier werden die Spezifikationen für Druckausführung, Bindeart, Format und Papier gepflegt. Diese können bearbeitet und auf „nicht aktiv“ gestellt werden.
Die Werte werden in Stammdaten, Herstellungstool und Kalkulation zentral übernommen.
