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Verantwortungsbereich: Redaktion und Vertragsabteilung
Inhalt
Autorenverträge
Autorenverträge: Vertragsanforderungen, Erstellung und Ablage
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Autorenverträge: Anlage Vertrags-Asset | ||
Für jeden Verlagsbereich gibt es eigene Vertrags-Assets mit darunter verknüpften Vertragsvorlagen. Die Assets und Dokumente sind bereits auf den richtigen Domänen, bzw. mit den richtigen Eigentümergruppen geschützt. | ||
Im jeweiligen Verlagsbereich stehen verschiedene Autorenverträge für verschiedene Rahmenbedingungen zur Auswahl. |
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Im Infofenster sind die verschiedenen Verträge kurz erklärt. |
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Das gewünschte Vertrags-Asset mit gedrückter Maustaste aus den Vorlagen direkt auf das Buch ziehen. Bitte vorab prüfen, ob eine neue Vorlage (ab 02/2018) oder noch eine alte Vorlage für ältere Titel (bis_02/2018) verwendet werden muss.
Es öffnen sich die Metadaten; hier muss noch der Name geändert werden, für Asset und Dokument muss der gleiche Name vergeben werden. Bitte immer wie folgt benennen: Titelnummer_Buchtitel_Autor_Autorname (4458_Gesund essen_Autor_Koralewska)  | ||
Folgende Einstellungen am Vertrags-Asset (grünes Icon) prüfen.
Unter dem Buch ist jetzt das Vertrags-Asset verknüpft, darunter befindet sich bereits das Worddokument für die Vertragsanforderung.
Das Vertragsdokument ist durch eine Eigentümergruppe geschützt (z.B.: »Vertrageinsicht KV«), sodass diese nur von der eigenen Redaktion, der Vertragsabteilung und wenigen ausgewählten Personen einsehbar ist. »Nichteigentümer« sind auf »Kein Zugriff« gestellt (Datenschutz). | ||
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(Ansicht im Infofenster) | |
Vertragsverknüpfungen | ||
Die Produkt-Vertrags-Verknüpfung wurde durch das Ziehen des Vertrag-Assets auf das Buch-Asset automatisch erstellt. Nun bitte noch im zweiten Reiter (hier Bestellvertrag) den Autor im Feld »Personen-Vertrags-Verknüpfungen« eintragen:
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Vertragsdokument bearbeiten | |
Das Vertragsdokument per Doppelklick öffnen und ganz normal in Word bearbeiten. | |
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Nach dem Ausfüllen BITTE NUR AUF SPEICHERN klicken, nicht irgendwo lokal ablegen! | |
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Bitte auch daran denken, das Dokument im System zu sichern & schließen! | |
Das Dokument dann zweifach ausdrucken, paraphieren und an den Fotografen schicken. Die vom Fotografen unterschriebenen Exemplare dann vom VL unterschreiben lassen. Ein Exemplar geht an den Fotografen retour, das andere wird von der Redaktion eingescannt und im System abgelegt. Dazu den Scan direkt auf das Word-Dokument im System ziehen und „Asset ersetzen“ auswählen.
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Das PDF ersetzt die Worddatei, Metadaten und Eigentümerschutz aber bleiben erhalten. | |
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Fotografenverträge: Vertrags-AssetDen Vertrag mit den im Vertrags-Asset genannten Rechten abgleichen; ggf. Rechte deaktivieren, wenn diese nicht eingeräumt wurden, das Vertragsdatum eintragen (bei Rahmenverträgen das Datum des Rahmenvertrages), den Workflowschritt beider Dokumente auf »Fertig« stellen. |
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Unter dem Vertrags-Asset bitte auch immer den Fotografen-Auftrag (bzw. bei Covern o.ä. den Sammelfotografen-Auftrag) verknüpfen. Der Auftrags-Scan muss wie folgt benannt sein und in der Eigentümergruppe eingeschränkt sein. Beim Sammelauftrag bitte auch im Kommentar die betreffenden Titel inkl. Titelnummer eintragen.
Sammelauftrag_Reihen-Cover_ET_Fotograf_Name Fotograf
z.B. Sammelauftrag_KüRa-Cover_H 2018_Fotograf_Koralewska
Titelnummer_Titel_Fotograf_Name Fotograf
z.B. 6621_1 Teig - 50 Kuchen_Fotograf_Koralewska
Fotografenvertrag: Verknüpfung mit Bildern
Alle Bild-Assets auf das passende Vertrags-Asset ziehen und Bild-Vertrags-Verknüpfung erstellen
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Agentur-Vertrag: Bild Agentur
Benennung: Titelnummer_Titel_Agentur (z.B. 6739_Thailand_Corbis)
Imprimatur, Zusatzvereinbarungen und Spezialfälle
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- Redakteur erstellt Umbruch zur Imprimatur über Serveraktion „PDF als Asset anhängen“. Benamung in den Metadaten um das Wort „Imprimatur“ ergänzen.
- Das PDF soll unter dem Umbruchasset verknüpft bleiben
- Redakteur druckt das PDF aus (zweimal) und versendet es an den Autor
- Autor sendet den PDF Ausdruck mit Unterschrift retour
- Redakteur scannt nur das Deckblatt mit Unterschrift ein und verknüpft es unter das Vertrags-Asset des Autors
Illustrationen, Autorenfotos, Unterschriften
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In diesem Fall wird die Vorlage Bild „Vertragslos“ verwendet. In ihr sind alle Reche deaktiviert und sie enthält den Hinweis, dass weitere Verwendung nur nach Rücksprache mit der Redaktion erfolgen darf.
Benennung: Titelnr_Titel_Name_Bild „Vertragslos“
(z.B. „7835_Nudelrezepte_Koralewska_Bild Vertragslos“)
Wenn es ein Autorenportrait ist, bitte auch im Namen vermerken (siehe Screenshot). Wird ein Autorenportrait wiederverwertet, muss eine neue Bildvariante gezogen werden. Es wird kein neues Vertrags-Asset benötigt und das vorhandene Vertrags-Asset kann dem neuen Buchprojekt einfach zugeordnet werden. Die Produkt-Vertrags-Verknüpfung zum Ursprungstitel bleibt dabei bestehen.
Dann wie oben beschrieben die Bildassets mit dem Vertrag verknüpfen.
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Bei Unterzeichnung von nachträglichen Zusatzvereinbarungen zum Vertrag: Im Autorenvertrag des Ursprungsbuchs bei den Metadaten die entsprechenden Häkchen setzen (hier: Buch Plus Set wird veröffentlicht) und die eingescannte Zusatzvereinbarung unter dem Asset verknüpfen. Zusatzvereinbarungen ebenfalls aus Datenschutzgründen in der Eigentümergruppe auf die Vertragseinsicht stellen (Nicht-Eigentümer kein Zugriff) und das Asset nicht auf die Werk-Ebene stellen (siehe Screenshot zum Vertragsdokument (Word)).
Ergänzungsverträge (z.B. Relaunch-Titel)
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Die Benennung der Rahmenverträge lautet: Jahr_Tag.Monat_Name_Rahmenvertrag (z.B. 2010_29.01_Koralewska_Rahmenvertrag)
Ablage Lektoratsaufträge
Die unterschrieben Lektoratsaufträge bitte unter der Person Lektor ablegen. Für jeden Lektoratsauftrag gibt es ein eigenes Dokument. Bitte überprüfen, dass es auch wirklich bei der »Person/Lektor« abliegt und nicht beim Autor, wenn der Lektor beide Rolle hat.
Der Keyuser der jeweiligen Redaktion muss unter der Person des Lektors einen Ordner für die Lektoratsaufträge anlegen, der auf der Domäne der jeweiligen Redaktion liegt (Nur als Keyuser hat man den Zugriff auf die Domäne »GU/Shared Ressources/Personen«).
Der Keyuser benennt den Ordner wie folgt: Lektoratsaufträge_Name Lektor, z.B. Lektoratsaufträge_Koralewska) und stellt die Metadaten ein:
Unter der Gruppe legt der Redakteur das PDFs des Lektoratsauftrags ab. Die Benennung ist Titelnummer_Titel_Name Lektor (Lektorat).pdf (4458_Gesund essen_Koralewska_Lektorat.
Multimedia-Verträge
Zukünftig werden auch Audio- und Videodateien in censhare abgelegt und dort verwaltet.
Nachfolgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung: Audio-Bestell-Vertrag: Nur Audio-Dateien ohne CD als physischer Datenträger Video-Bestell-Vertrag: Nur Video-Dateien ohne CD als physischer Datenträger CD-Bestell-Vertrag: Ausgabemedium physischer Datenträger CD DVD-Bestell-Vertrag: Ausgabemedium physischer Datenträger DVD Produktbezogene Nutzung ohne Zweitverwertung: Verträge für Audio/Video/DVD/CD, die nur für dieses eine Projekt verwendet werden dürfen. Hierzu gibt es keine Word-Vorlage. Es wird die entsprechende Vereinbarung mit dem Produzenten in censhare eingestellt. Grundsätzlich sollte das Dateiformat geklärt werden: mp4, mp 3, wma, webm, …
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Die Benennung lautet: Titelnummer_Titel_Audio/Video/CD/DVD_Name Produzent Die Verträge werden wie bei den Text-Verträgen der Vertragsabteilung zugestellt. Die Verträge dürfen nicht auf der Werk-Ebene stehen und müssen entsprechend geschützt werden.
Audio- und CD-Verträge haben die gleichen Paragraphen, aber unterschiedliche Word-Dokumente:
Video- und DVD-Verträge haben die gleichen Paragraphen, aber unterschiedliche Word-Dokumente:
Produktbezogene Nutzung ohne Zweitverwertung:
Audio- und Videodateien können in censhare als Asset angelegt werden. Dazu den Vertrag markieren und über das Plus ein Kind-Asset anlegen.
Die Dateien können dann per Drag and Drop mit den extern abgelegten Audio- und Video-Dateien belegt werden (ersetzen). Dafür die Dateien auf die oben angelegten Assets ziehen. Diese Assets können dann einmalig mit dem dazugehörigen Vertrag verknüpft werden. Dafür alle markieren und nochmal auf den Vertrag ziehen:
Für die Multimedia-Verträge wurde eine eigene Person »Produzent« angelegt, die auch im Team-Feld in den Metadaten eingetragen werden muss:
Die Produzenten (Person oder Firma) werden immer von Key-User der Abteilung angelegt. |
Häufige Fragen
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