Verantwortungsbereich: Redaktion und Vertragsabteilung
Autorenverträge
Autorenverträge: Vertragsanforderungen, Erstellung und Ablage
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Vertrags-Asset auf Verlagsdomäne + Vertragsdokument mit Schutz Eigentümergruppe
Vertrags-Asset auf Verlagsdomäne + PDF mit Schutz Eigentümergruppe
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Autorenverträge: Anlage Vertrags-Asset | ||
Für jeden Verlagsbereich gibt es eigene Vertrags-Assets mit darunter verknüpften Vertragsvorlagen. Die Assets und Dokumente sind bereits auf den richtigen Domänen, bzw. mit den richtigen Eigentümergruppen geschützt. | ||
Im jeweiligen Verlagsbereich stehen verschiedene Autorenverträge für verschiedene Rahmenbedingungen zur Auswahl. |
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Im Infofenster sind die verschiedenen Verträge kurz erklärt. |
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Das gewünschte Vertrags-Asset mit gedrückter Maustaste aus den Vorlagen direkt auf das Buch ziehen. Bitte vorab prüfen, ob eine neue Vorlage (ab 02/2018) oder noch eine alte Vorlage für ältere Titel (bis_02/2018) verwendet werden muss.
Es öffnen sich die Metadaten; hier muss noch der Name geändert werden, für Asset und Dokument muss der gleiche Name vergeben werden. Bitte immer wie folgt benennen: Titelnummer_Buchtitel_Autor_Autorname (4458_Gesund essen_Autor_Koralewska)  | ||
Folgende Einstellungen am Vertrags-Asset (grünes Icon) prüfen.
Unter dem Buch ist jetzt das Vertrags-Asset verknüpft, darunter befindet sich bereits das Worddokument für die Vertragsanforderung.
Das Vertragsdokument ist durch eine Eigentümergruppe geschützt (z.B.: »Vertrageinsicht KV«), sodass diese nur von der eigenen Redaktion, der Vertragsabteilung und wenigen ausgewählten Personen einsehbar ist. »Nichteigentümer« sind auf »Kein Zugriff« gestellt (Datenschutz). | ||
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(Ansicht im Infofenster) | |
Vertragsverknüpfungen | ||
Die Produkt-Vertrags-Verknüpfung wurde durch das Ziehen des Vertrag-Assets auf das Buch-Asset automatisch erstellt. Nun bitte noch im zweiten Reiter (hier Bestellvertrag) den Autor im Feld »Personen-Vertrags-Verknüpfungen« eintragen:
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Autorenverträge: Vertragsdokument ausfüllen | |
Das Vertragsdokument (Word-Dokument) bitte ausfüllen. Dieses ist so eingestellt, dass nur wenige Felder editierbar sind. Das Vertragsdokument per Doppelklick öffnen; am einfachsten springt man dann mit den Tabstopps zu den grau unterlegten Feldern und trägt die Daten ein.
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Nach dem Ausfüllen BITTE NUR AUF SPEICHERN im Word-Dokument klicken, nicht auf dem PC lokal ablegen! => Wenn man auf Speichern klickt, werden alle Änderungen direkt ins System übernommen, daher so wichtig.
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Bitte unbedingt auch das Dokument im System nochmals sichern und schließen! | |
Autorenverträge: Vertrags-Asset und -dokument an Vertragsabteilung zustellen | |
Das Vertrags-Asset (grün) über den Metadatendialog an die Benutzergruppe Vertragsabteilung schicken; im Kommentar können ggf. besondere Anpassungswünsche vermerkt werden. | |
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Autorenverträge: Vertrags-Asset und –dokument finalisieren | |
Die Vertragsabteilung prüft die Vertragsdokumente und erstellt zwei Papierausdrucke. Diese werden über die Redaktion an den Autor geschickt, nach dessen Unterschrift dann vom zuständigen VL unterzeichnet. Ein Exemplar wird von der Redaktion an den Autor gesendet. Die Redaktion scannt den Papiervertrag ein und ersetzt das Worddokument im System durch den Scan. Die Metadaten bleiben bei dieser Aktion erhalten. Der Papierausdruck geht dann zur finalen Ablage in die Vertragsabteilung. | |
Die Vertragsabteilung prüft den unterschriebenen Vertrag, deaktiviert ggf. noch Häkchen in der Vertragsmaske des Vertrags-Assets entsprechend, trägt das Vertragsdatum ein und stellt den Workflowschritt auf Fertig. | |
Vertrags-Asset Autorenverträge | |
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Autorenverträge: Verknüpfung mit TopicsAlle Topics müssen mit dem Vertrags-Asset verknüpft werden. Dazu alle Topics selektieren, dies geht am Einfachsten, wenn man das Umbruch-Asset oder den Ordner XML-Import mit der rechten Maustaste markiert, Auswahl »Suche in allen Verknüpfungen nach unten«. | |
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Dann öffnet sich das Fenster mit der Detailsuche, hier den Assetyp „Topic“ auswählen: | |
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Daraufhin werden alle Topics in einer neuen Assetabfrage angezeigt. Alle Topics markieren und mit gedrückter Maustaste direkt auf das Vertrags-Asset ziehen. | |
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Es erscheint folgendes Dialogfeld, bitte mit OK bestätigen. Wenn dies nicht erscheint, bitte prüfen, ob einzelne Topics bereits einem anderen Vertrag zugeordnet sind. | |
Fotografenverträge (Einzel- und Rahmenverträge)
Fotografenvertrag: Anlage Vertrags-Asset | ||
Für jeden Verlagsbereich stehen die Vertrags-Assets mit den darunter verknüpften Vertragsvorlagen bereit. Die Assets und Dokumente sind bereits auf den richtigen Domänen, bzw. mit den richtigen Eigentümergruppen geschützt. | ||
Im jeweiligen Verlagsbereich stehen dann verschiedene Fotografenverträge zur Verfügung, zum Beispiel Rahmenverträge mit oder ohne Beteiligung oder auch Einzelverträge. | ||
Bitte vorab prüfen, ob eine neue Vorlage (ab 04/2018), wenn der Rahmenvertrag später als 04/2018 geschlossen wurde, oder noch eine alte Vorlage (bis_04/2018), für Rahmenverträge vor 04/2018, verwendet werden muss. Das gewünschte Vertrags-Asset wie immer mit gedrückter Maustaste aus den Vorlagen direkt auf das Buch ziehen. Es öffnen sich die Metadaten; hier muss noch der Name geändert werden, für Asset und Dokument muss der gleiche Name vergeben werden. Bitte immer wie folgt benennen: Titelnummer_Buchtitel_Fotograf_Name Fotograf (z.B. 4458_Babyernährung_Fotograf_Koralewska) | ||
Unter dem Buch ist jetzt das Vertrags-Asset verknüpft, unter dem sich bereits das Worddokument befindet. Das Worddokument ist durch eine Eigentümergruppe geschützt, sodass diese nur von der eigenen Redaktion, der Vertragsabteilung und wenigen ausgewählten Personen einsehbar ist. | ||
(Ansicht im Infofenster) | ||
Vertragsverknüpfungen | ||
Die Verknüpfung zum Produkt ist schon automatisch gemacht. Bitte nun noch den Fotograf bzw. die Agentur im Vertrags-Asset verknüpfen. Dazu dieses per Doppelklick öffnen und den Fotograf/die Agentur im zweiten Reiter (hier Illustrationsvertrag …) im Feld »Personen-Vertrags-Verknüpfungen« eintragen: | ||
Vertragsdokument bearbeiten | |
Das Vertragsdokument per Doppelklick öffnen und ganz normal in Word bearbeiten. | |
Nach dem Ausfüllen BITTE NUR AUF SPEICHERN klicken, nicht irgendwo lokal ablegen! | |
Bitte auch daran denken, das Dokument im System zu sichern & schließen! | |
Das Dokument dann zweifach ausdrucken, paraphieren und an den Fotografen schicken. Die vom Fotografen unterschriebenen Exemplare dann vom VL unterschreiben lassen. Ein Exemplar geht an den Fotografen retour, das andere wird von der Redaktion eingescannt und im System abgelegt. Dazu den Scan direkt auf das Word-Dokument im System ziehen und „Asset ersetzen“ auswählen. | |
Das PDF ersetzt die Worddatei, Metadaten und Eigentümerschutz aber bleiben erhalten. | |
Fotografenverträge: Vertrags-AssetDen Vertrag mit den im Vertrags-Asset genannten Rechten abgleichen; ggf. Rechte deaktivieren, wenn diese nicht eingeräumt wurden, das Vertragsdatum eintragen (bei Rahmenverträgen das Datum des Rahmenvertrages), den Workflowschritt beider Dokumente auf »Fertig« stellen. |
Unter dem Vertrags-Asset bitte auch immer den Fotografen-Auftrag (bzw. bei Covern o.ä. den Sammelfotografen-Auftrag) verknüpfen. Der Auftrags-Scan muss wie folgt benannt sein und in der Eigentümergruppe eingeschränkt sein. Beim Sammelauftrag bitte auch im Kommentar die betreffenden Titel inkl. Titelnummer eintragen.
Sammelauftrag_Reihen-Cover_ET_Fotograf_Name Fotograf
z.B. Sammelauftrag_KüRa-Cover_H 2018_Fotograf_Koralewska
Titelnummer_Titel_Fotograf_Name Fotograf
z.B. 6621_1 Teig - 50 Kuchen_Fotograf_Koralewska
Fotografenvertrag: Verknüpfung mit Bildern
Alle Bild-Assets auf das passende Vertrags-Asset ziehen und Bild-Vertrags-Verknüpfung erstellen
Agentur-Vertrag: Bild Agentur
Benennung: Titelnummer_Titel_Agentur (z.B. 6739_Thailand_Corbis)
Imprimatur, Zusatzvereinbarungen und Spezialfälle
Ablage der Imprimatur
Die imprimierten Umbrüche werden im System gespeichert; neu eingescannt aber wird nur das vom Autor unterschriebene Deckblatt. Sollte ein imprimierter Umbruch noch sehr viele Korrekturen des Autors enthalten, kann es von Fall zu Fall Sinn machen, den gesamten Umbruch in Papier oder gescannt aufzubewahren.
Das sonst übliche Vorgehen aber ist:
- Redakteur erstellt Umbruch zur Imprimatur über Serveraktion „PDF als Asset anhängen“. Benamung in den Metadaten um das Wort „Imprimatur“ ergänzen.
- Das PDF soll unter dem Umbruchasset verknüpft bleiben
- Redakteur druckt das PDF aus (zweimal) und versendet es an den Autor
- Autor sendet den PDF Ausdruck mit Unterschrift retour
- Redakteur scannt nur das Deckblatt mit Unterschrift ein und verknüpft es unter das Vertrags-Asset des Autors
Illustrationen, Autorenfotos, Unterschriften
Auch Autorenfotos, -unterschriften oder Illustrationen sind Bilder und benötigen eine Verknüpfung mit einem Vertrag. Meist gibt es für diese Fälle aber keinen Vertrag; etwa wenn der Autor ein Bild aus seinem Privatarchiv zur Verfügung stellt.
In diesem Fall wird die Vorlage Bild „Vertragslos“ verwendet. In ihr sind alle Reche deaktiviert und sie enthält den Hinweis, dass weitere Verwendung nur nach Rücksprache mit der Redaktion erfolgen darf.
Benennung: Titelnr_Titel_Name_Bild „Vertragslos“
(z.B. „7835_Nudelrezepte_Koralewska_Bild Vertragslos“)
Wenn es ein Autorenportrait ist, bitte auch im Namen vermerken (siehe Screenshot). Wird ein Autorenportrait wiederverwertet, muss eine neue Bildvariante gezogen werden. Es wird kein neues Vertrags-Asset benötigt und das vorhandene Vertrags-Asset kann dem neuen Buchprojekt einfach zugeordnet werden. Die Produkt-Vertrags-Verknüpfung zum Ursprungstitel bleibt dabei bestehen.
Dann wie oben beschrieben die Bildassets mit dem Vertrag verknüpfen.
(Nachträgliche) Zusatzvereinbarungen zum Vertrag
Bei Unterzeichnung von nachträglichen Zusatzvereinbarungen zum Vertrag: Im Autorenvertrag des Ursprungsbuchs bei den Metadaten die entsprechenden Häkchen setzen (hier: Buch Plus Set wird veröffentlicht) und die eingescannte Zusatzvereinbarung unter dem Asset verknüpfen. Zusatzvereinbarungen ebenfalls aus Datenschutzgründen in der Eigentümergruppe auf die Vertragseinsicht stellen (Nicht-Eigentümer kein Zugriff) und das Asset nicht auf die Werk-Ebene stellen (siehe Screenshot zum Vertragsdokument (Word)).
Ergänzungsverträge (z.B. Relaunch-Titel)
Bei Relaunch-Titeln kann es vorkommen, dass man zu dem Ursprungstitel nur noch einen Ergänzungsvertrag abschließt. In diesem Fall für den neuen Buchtitel ein neues Vertrags-Asset anlegen. Darin wie gewohnt alle Rechte entsprechend über die Häkchen angeben. Unter dem Vertrags-Asset sowohl den Ursprungsvertrag als auch den Ergänzungsvertrag als PDF ablegen. Anschließend den Workflow-Schritt auf »Fertig« stellen. Die Ergänzungsverträge ebenfalls aus Datenschutzgründen in der Eigentümergruppe auf die Vertragseinsicht stellen (Nicht-Eigentümer kein Zugriff) und das Asset nicht auf die Werk-Ebene stellen (siehe Screenshot zum Vertragsdokument (Word)).
Rahmenverträge
Gibt es z.B. bei einem Fotografen einen Rahmenvertrag, muss dieser zentral unter der Person abgelegt werden. Da für jedes Buchprojekt ein neues Vertrags-Asset angelegt werden muss, muss der Rahmenvertrag auch immer wieder den buchspezifischen Vertrags-Assets zugeordnet werden. So sind die Informationen für Verwerter schneller auffindbar.
Die Benennung der Rahmenverträge lautet: Jahr_Tag.Monat_Name_Rahmenvertrag (z.B. 2010_29.01_Koralewska_Rahmenvertrag)
Ablage Lektoratsaufträge
Die unterschrieben Lektoratsaufträge bitte unter der Person Lektor ablegen. Für jeden Lektoratsauftrag gibt es ein eigenes Dokument. Bitte überprüfen, dass es auch wirklich bei der »Person/Lektor« abliegt und nicht beim Autor, wenn der Lektor beide Rolle hat.
Der Keyuser der jeweiligen Redaktion muss unter der Person des Lektors einen Ordner für die Lektoratsaufträge anlegen, der auf der Domäne der jeweiligen Redaktion liegt (Nur als Keyuser hat man den Zugriff auf die Domäne »GU/Shared Ressources/Personen«).
Der Keyuser benennt den Ordner wie folgt: Lektoratsaufträge_Name Lektor, z.B. Lektoratsaufträge_Koralewska) und stellt die Metadaten ein:
Unter der Gruppe legt der Redakteur das PDFs des Lektoratsauftrags ab. Die Benennung ist Titelnummer_Titel_Name Lektor (Lektorat).pdf (4458_Gesund essen_Koralewska_Lektorat.
Multimedia-Verträge
Zukünftig werden auch Audio- und Videodateien in censhare abgelegt und dort verwaltet.
Nachfolgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung: Audio-Bestell-Vertrag: Nur Audio-Dateien ohne CD als physischer Datenträger Video-Bestell-Vertrag: Nur Video-Dateien ohne CD als physischer Datenträger CD-Bestell-Vertrag: Ausgabemedium physischer Datenträger CD DVD-Bestell-Vertrag: Ausgabemedium physischer Datenträger DVD Produktbezogene Nutzung ohne Zweitverwertung: Verträge für Audio/Video/DVD/CD, die nur für dieses eine Projekt verwendet werden dürfen. Hierzu gibt es keine Word-Vorlage. Es wird die entsprechende Vereinbarung mit dem Produzenten in censhare eingestellt. Grundsätzlich sollte das Dateiformat geklärt werden: mp4, mp 3, wma, webm, … |
Die Benennung lautet: Titelnummer_Titel_Audio/Video/CD/DVD_Name Produzent Die Verträge werden wie bei den Text-Verträgen der Vertragsabteilung zugestellt. Die Verträge dürfen nicht auf der Werk-Ebene stehen und müssen entsprechend geschützt werden. Audio- und CD-Verträge haben die gleichen Paragraphen, aber unterschiedliche Word-Dokumente: Video- und DVD-Verträge haben die gleichen Paragraphen, aber unterschiedliche Word-Dokumente: Produktbezogene Nutzung ohne Zweitverwertung: Audio- und Videodateien können in censhare als Asset angelegt werden. Dazu den Vertrag markieren und über das Plus ein Kind-Asset anlegen. Die Dateien können dann per Drag and Drop mit den extern abgelegten Audio- und Video-Dateien belegt werden (ersetzen). Dafür die Dateien auf die oben angelegten Assets ziehen. Diese Assets können dann einmalig mit dem dazugehörigen Vertrag verknüpft werden. Dafür alle markieren und nochmal auf den Vertrag ziehen: Für die Multimedia-Verträge wurde eine eigene Person »Produzent« angelegt, die auch im Team-Feld in den Metadaten eingetragen werden muss: Die Produzenten (Person oder Firma) werden immer von Key-User der Abteilung angelegt. |