Von der Kalkulation zum Produkt (+ Unterstützungsfunktionen)

Inhalt

Einleitung

In diesem Artikel wollen wir Ihnen noch einmal einen detaillierten Überblick über den Zusammenhang der Vorkalkulation mit den anderen ERP-Modulen geben. Wie wird aus einem Kalkulationsprojekt ein echtes Produkt? Welche Schritte müssen durchgeführt werden? Was ist bei der Datenpflege zu beachten? Außerdem gehen wir hier noch einmal auf die neuen Unterstützungsfunktionen ein, die wir in diesem Zusammenhang implementiert haben.

Von der Vorkalkulation zum fertigen Produkt

Wichtig ist zu verstehen, dass ein Kalkulationsprojekt und ein Produkt in den Stammdaten nicht mehr isoliert voneinander existieren und lediglich verknüpft werden. Aus einem Projekt entwickelt sich ein vollwertiges Produkt durch Erstellung, Auswahl und Freigabe einer Kalkulationsvariante. Das Projekt ist also sozusagen die Vorstufe zum Produkt.

Welche Schritte müssen im ERP-System durchgeführt werden?

Um ein Projekt anlegen zu können, muss zuallererst ein Werk erstellt werden. Fall schon ein passendes Werk vorhanden ist, können Sie das Werk einfach aufrufen/suchen und dort Ihr neues Projekt anlegen. Wichtig hierbei ist, dass Sie das Werk im Kalkulationsmodul öffnen, denn nur dort kann auch ein Kalkulationsprojekt erzeugt werden.

Tipp: Der Menübalken am linken Rand zeigt Ihnen an, in welchem Modul Sie sich befinden:

Wenn Sie ein Werk in den Stammdaten geöffnet haben, ist das nicht schlimm, Sie können das Werk über die Schnellwechselfunktion direkt in der Kalkulation anzeigen:

Nach Anlage des Projekts muss eine Kalkulationsvariante angelegt werden, um Absatzeinschätzungen und Kosten eingeben zu können. Varianten können auch kopiert werden, sowohl innerhalb eines Projekts, als auch von anderen Projekten, z.B. bei Produktreihen, die alle mit gleichen oder ähnlichen Merkmalen produziert werden (Papier, Format, Seitenzahl, Einband, usw.).

Wenn klar ist, welche Variante als Zielkalkulation dienen soll, wird diese Variante in die Novitätenplanung übernommen:

Nach Übernahme in die Novitätenplanung kann der Vertrieb seine Absatzeinschätzung über die jeweilige Freigabeliste abgeben.

Entspricht die Absatzeinschätzung der vorläufigen Schätzung aus der Variante, so gelangt das Projekt automatisch in den Zustand "Programmentscheidung". Falls die Höhe der Absatzeinschätzung zwischen Redaktion und Vertrieb abweicht, verbleibt das Projekt im Status "Absatzeinschätzung" und die Diskrepanz muss behoben werden:

Es gibt zwei Möglichkeiten, um eine Differenz zu bereinigen. Die Wahl der Methode hängt davon ab, welche Absatzeinschätzung die richtige ist:

Die vorläufige Absatzeinschätzung ist korrekt

Die einfachste Methode bei diesem Fall ist es, die Differenz in das Feld für die Redaktion einzutragen. Handelt es sich beispielsweise um eine Differenz von 1.500 Exemplaren, sollte ein Wert von -1.500 Exemplaren in das Redaktionsfeld eingetragen werden.

Die freigegebenen Absatzeinschätzungen sind korrekt

Da die Variante ursprünglich mit der vorläufigen Absatzeinschätzung kalkuliert wurde, würde bei einer Differenz zwischen den vorläufig und freigegebenen Absatzeinschätzungen das Ergebnis verfälscht werden. Daher muss die Herstellung eine neue Variante kalkulieren. Bei dieser Variante sollte die Summe der freigegebenen Absatzeinschätzungen bei Anlage als vorläufige Absatzeinschätzung eingetragen werden. Kopiert man die Variante statt einer kompletten Neuanlage, spart man sich einiges an Pflegeaufwand, da viele Informationen mit übernommen werden. Nach erneuter Kalkulation müssen die Absatzeinschätzungen wiederrum freigegeben werden.

Schließlich kann dann das Projekt mit der ausgewählen Variante freigeben werden:

Ein Projekt kann während des gesamten Kalkulationsprozesses eingestellt werden, dazu gibt es in der Detailansicht des Projekts das Panel "Projekt-Status":

Was geschieht bei der Projekt-Freigabe?

Wird ein Projekt freigegeben, werden im System einige Vorgänge im Hintergrund ausgelöst. Folgende Schritte werden beim Freigeben ausgeführt:

Das Projekt wird automatisch zu einem echten Produkt, der Programmstatus in den Stammdaten ändert sich auf "GO"
Es wird eine ISBN/GTIN vergeben, falls noch keiner dieser Identifier vorhanden ist
Es wird eine 1. Auflage inkl. des passenden Kostenträgers erzeugt, falls sie noch nicht vorhanden ist
Es werden Daten aus der Projektvariante in die Auflage und in das fertige Produkt übernommen, vorhandene Daten werden überschrieben. Das bezieht sich auf Verkaufspreise, Seitenzahlen und alle herstellerischen Daten (Einband, Papier, Extras, Hersteller, usw.)

Kann ich schon vor der Freigabe eine ISBN erhalten, die ich dringend vorab brauche?

Generell bekommt ein Projekt noch keine ISBN oder GTIN zugewiesen, damit diese nicht ggf. verloren sind, falls das Projekt eingestellt wird. Sie können jedoch selbst jederzeit eine ISBN/GTIN vergeben lassen, bevor das Projekt freigegeben wird. Öffnen Sie dazu das Projekt in der Kalkulation. Scrollen Sie bis zum Panel "Identifier" und klicken Sie auf "Hinzufügen":

In dem geöffneten Dialog wählen Sie dann aus der Dropdownliste den passenden Identifier ISBN/GTIN aus und drücken auf "Speichern":

Es wird sofort eine ISBN/GTIN für das Projekt vergeben und das Projekt wird dadurch auch sofort in den Stammdaten sichtbar, obwohl es noch nicht freigegeben wurde. Diese ISBN/GTIN bliebt selbstverständlich auch bei der Freigabe und darüber hinaus erhalten.

Was kann ich tun, wenn ich statt einem Projekt direkt ein Produkt in den Stammdaten angelegt habe?

Wenn Sei ein Produkt aus Versehen in den Stammdaten angelegt haben, aber es eigentlich kalkuliert werden muss, können Sie das Produkt jederzeit in ein Kalkulationsprojekt umwandeln. Öffnen Sie das Produkt in den Stammdaten und wählen Sie aus dem Menü "Tools" den Punkt "Produkt in Vorkalkulationsprojekt umwandeln":

Hinweis

Seit dem Update vom 30.09.2019 verschwindet das Buch durch die Umwandlung in ein Projekt nicht mehr aus den Stammdaten. Es kann weiterhin gesucht und aufgerufen, bzw. bearbeitet werden.

Unterstützungsfunktionen

Was ist die ERP-Untersützung?

Die ERP-Unterstützung versucht Ihnen in Situationen zu helfen, wo evtl. Fehler passieren können. Es handelt sich um Dialoge und Hinweise, die häufig bei der Anlage oder Speicherung bestimmter Daten angezeigt werden um Dubletten und andere Probleme zu vermeiden.

Dublettenschutz

Der Dublettenschutz hilft dabei, die doppelte Anlage von Werken oder Projekten/Produkten zu vermeiden. Wenn Sie z.B. ein Werk anlegen, dass z.B. im gleichen Verlagsbereich unter ähnlichem Namen bereits existiert, werden Sie beim Speichern gefragt, ob Sie das wirklich möchten:

Bei Projekten/Produkten verhält es sich ähnlich, Das ERP-System überprüft bei Neuanlagen, ob im gleichen Werk schon ein ähnliches Projekt/Produkt angelegt wurde (dazu werden der Auslieferungstermin, die Handelsart und der Produkttyp verglichen):

Natürlich haben Sie die Möglichkeit, Ihre Eingaben trotzdem zu speichern, Sie sollten allerdings überlegen, ob es sich vielleicht wirklich um eine Dublette handelt.

Produktanlage-Hinweis

Wie oben beschrieben, wird ein Projekt im Verlauf des Prozesses zu einem Produkt. Falls Sie in den Stammdaten ein neues Produkt anlegen, erhalten Sie daher den Hinweis, dass es vielleicht besser wäre, stattdessen ein Projekt in der Kalkulation anzulegen:

Wählen Sie die Option aus, mit der Sie fortfahren wollen. Sie werden automatisch in das passende Anlageformular weitergeleitet.

Hinweise auf unvollständige Kalkulationen

Seit der ERP-Version vom 30.09.2019 werden in den anderen ERP-Modulen (Stammdaten, Herstellung) Informationen über den Stand von Kalkulationen angezeigt. Bei Werken, werden Sie in den Stammdaten darauf hingewiesen, dass es im Werk bereits offene Kalkulationsprojekte gibt, die in den Stammdaten noch nicht sichtbar sind:

Bei Produkten und Auflagen wird ebenfalls ein Hinweis angezeigt, dass das Projekt noch nicht zielkalkuliert wurde:

Zusätzlich werden Sie beim Speichern von Daten, die durch die Freigabe der Kalkulation evtl. im Nachhinein überschrieben werden können, noch einmal an diesen Umstand erinnert:

In den jeweiligen Dashboards und Suchfunktionen werden Sie außerdem ebenfalls darauf hingewiesen, dass eine Kalkulation noch nicht abgeschlossen ist: