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Arbeitsplatzbuchung - Robin

Arbeitsplatzbuchung - Robin

[ 1 Kurze Beschreibung ] [ 2 Ersteinrichtung ] [ 3 Buchungsrichtlinien ] [ 4 Schreibtisch buchen ] [ 5 Einchecken ] [ 6 Schreibtisch stornieren ] [ 7 Konferenzraum buchen ] [ 8 Konferenzraum stornieren ] [ 9 Funktionen für TeamleiterInnen ]

Kurze Beschreibung

Mit der Applikation Robin ist es nun einfacher den gewünschten Arbeitsplatz zu buchen. Nach der Ersteinrichtung ist die Buchungsseite über

bookings.guu-portal.de erreichbar

Ersteinrichtung

Den Link in der Einladungsmail klicken und folgende Schritte durchgehen:

  1. Name (Vorname Nachname) und Passwort eintragen

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  2. Datenschutzbestimmung akzeptieren

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  3. Gebäude und Stockwerk auswählen.

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  4. Über das Usericon rechts oben, kommt man auf die User settings, dort lässt sich die Sprache auf Deutsch und das Zeitformat auf 24h umstellen (wenn erwünscht)

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Buchungsrichtlinien

  • Buchungszeit ist Mo-Fr von 7:00 bis 19:00 Uhr

  • Es kann max. 2 Wochen im voraus gebucht werden.

  • 30 Minuten vor Startzeit kann eingebucht werden

  • Check-in innerhalb von 1 Stunde nach der Startzeit, um eine Stornierung zu vermeiden

  • Mehrfachbuchung am Standort ist nicht möglich

  • unbestätigte Meetings in Konferenzräumen werden nach 15 Minuten entfernt

Schreibtisch buchen

Über das Gesamtlayout kann man erkennen, welche Tische frei sind (grün)

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Einfach einen Tisch auswählen, rechts kann man das Datum und Uhrzeit auswählen → Buchen
Beim Datum gibt es verschiedene Optionen:

  • Einzeln: Ein Tag kann ausgewählt werden

  • Mehrfach: verschiedene Tage können ausgewählt werden

  • Zeitraum: Start und Endzeit angeben

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Einchecken

Es muss eine Stunde nach Anfangszeit eingecheckt werden, sonst wird der Schreibtisch wieder freigegeben

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Schreibtisch stornieren

Den Schreibtisch erneut auswählen, auf Abbrechen klicken, im Popup auf Buchung(en) stornieren klicken.

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Konferenzraum buchen

Es existieren 4 Konferenzräume:

  • Konferenzraum groß (GP8) - Kapazität 12

  • Konferenzraum mittel (GP6) - Kapazität 10

  • Konferenzraum klein (GP4) - Kapazität 6

  • Konferenzraum GF (zwischen den GF-Büros) - Kapazität 4

Konferenzraum auswählen, es kann direkt die Verfügbarkeit überprüft werden → neue Veranstaltung

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Falls ein Raum schon belegt ist, wird er rechts durchgestrichen angezeigt und man kann direkt einen weiteren Raum auswählen und dort buchen

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Diese Termine werden mit dem eigenen (bzw. der eingeladenen Teilnehmer) Outlook Kalender syncronisiert.

Konferenzraum stornieren

Konferenzraum erneut auswählen → weitere Zeiten anzeigen auswählen

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Dort kann die eigene Veranstaltung über die 3 Punkte rechts, storniert werden.

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Funktionen für TeamleiterInnen

  • TeamleiterInnen können zusätzlich für KollegInnen buchen. Ebenfalls können sie Buchungen abbrechen

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  • TL können auch neue MitarbeiterIn selbst anlegen. Dazu auf den Reiter Verwalten (1) → Personen (2) → Personen hinzufügen (3)→ Einzeln hinzufügen

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  • Email Adresse eintragen (1), Name wird nicht benötigt, Einladung per Email senden (2) und Speichern (3)

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Robin Help-Center