Beschreibung

Das EKSI-Projekt steht für Einheitliche kaufmännische Steuerinstrumente innerhalb der Buchverlage der GANSKE Gruppe (HoCa, HatjeCantz, THM und GuU). Ziel ist die Schaffung von einheitlichen Werkzeugen, die die Geschäftsprozesse integrieren, mehrmandantenfähig, wiederverwendbar, einfach wartbar und plattformunabhängig sind. Die Basis dazu bildet das heutige GUIS/JULIUS bestehend aus mehr als 40 Modulen. 

Die aus dem EKSI-Projekt entstehenden Werkzeuge unterliegen den folgenden wesentlichen Anforderungen: 

• Abbildung in einer einheitlichen Oberfläche und logisch verknüpft
• Browserbasierend, d.h. auf Endgeräten wie PC/MAC usw. ist keine Installation von zusätzlichen Tools notwendig
• Zugriff per Tablets (iPad usw.) ist gewährleistet
• Einfache Benutzersteuerung, d.h. die Anmeldung am System wird durch den normalen bestehenden Benutzeraccount berechtigt eine zusätzliche Anmeldung ist nicht erforderlich
  
  

Ansprechpartner

POC

POC = Product Owner Committee

Die Entwicklung des ERP-Systems erfolgt agil nach der Methode "SCRUM". Für jede Anforderung gibt es einen Product Owner, welcher Verantwortung für die jeweilige Anforderung hat. Das POC sorgt mit Ihren Anforderungen für die kontinuierlichen Weiterentwicklung des ERPs

Was ist die Aufgabe des POCs?
Das POC kommt 1 x im Monat (per Videokonferenz) zusammen (regelmäßiger Termin), priorisiert die Aufgaben aus dem Backlog und nimmt abgeschlossene Aufgaben ab.
Das Entwicklerteam stellt dazu für den Sprint (monatlicher Zeitraum) Ressourcen zur Verfügung, um die priorisierten Punkte umzusetzen.

Prozess

Methodik: Agile Projektführung (SCRUM)

1. Kein Pflichtenheft
2. Monatliche Sprints
3. Kontinuierliche Weiterentwicklung und Optimierung
4. Backlog & Use Cases
5. Projektplan jeden Monat neu priorisiert

Prioritäten

1. > 500 = Sprint
2. < 499 = Nachrücker
3. 999 = High Prio; XL-Thematiken (Refinements notwendig)
4. Besonderheit | Refinements: 1-2 (in Ausnahmefällen maximal 3) pro Sprint

TAGs

Im monatlich versendeten Backlog finden Sie Angaben (TAGs) zum jeweiligen Projektstaus. Die Einschätzung erfolgt durch das Development und wirkt sich direkt auf die Umsetzbarkeit der jeweiligen Issue aus.

Beachten Sie bitte zudem die notwenigen Reaktionszeiten für das Feedback an die GuU-IT, damit ihr Issue bei der Priorisierung nicht wieder heruntergestuft werden muss:

1. POC
   1. Issue kann vom POC für einen Sprint priorisiert und eingeplant werden, falls es nur über das POC- und kein weiteres TAG verfügt
2. NOTWENDIGKEIT?
   1. Soll die jewelige Anforderung zum aktuellen Zeitpunkt in der gebrieften/der IT (vor dem Sprintanfang) vorliegenden Form umgesetzt werden?
   2. Wie hoch wird die Relevanz der Umsetzung dieses Issue für das jeweilige Team eingeschätzt?
   3. Sind die Verantwortlichen/Vorgesetzten im Verlag aktiv? Falls nein, wer verantwortet das Projekt zum aktuellen Zeitpunkt?
   4. Frist (nachdem ein Issue so getaggt wurde): 3 Sprints (danach wird das Issue geschlossen)

   5. Issues, die über das TAG 'Notwendigkeit?' und 'Fragen?' verfügen, gehen nicht in die Sprintplanung.

      
      

3. FRAGEN?
   1. Umsetzungsrelevante Informationen fehlen
   2. Die Beschreibung (Ticket und Ticketüberschrift) ist nicht eindeutig und/oder unvollständig; Unterlagen (bspw. Vorlagen, Beispieldateien, Abbildunge interner Prozessabläufe etc.) fehlen u.A.
   3. Gilt insbesondere für ältere Issues
   4. Frist (nachdem ein Issue so getaggt wurde): 3 Sprints (danach wird das Issue geschlossen)

Zu finden Sind die neuen TAGs, wie gewohnt, im Backlog - in der Spalte "Stichwörter":

Timing

1. Versand des Backlogs zur Prüfung und Priorisierung (2-3 Tage vor dem POC)
2. Tasks, die nach dem Backlog-Versand eingestellt werden, werden im Folgemonat geschätzt
3. POC-Meeting am Monatsende für den Folgemonat

Wie ist das POC besetzt, bzw. wer sind die POs?

EKSI/ERP | Keyuser

Für das aus dem EKSI-Projekt enstehende ERP-System sind für jeden Mandanten Keyuser bestimmt. Diese verfügen über tiefgreifende Kenntnisse des Systems und fungieren als direkte Ansprechpartner.

PLAN/PLÜ | Keyuser

Mandant	PLAN-Datenlieferung | Jahr	PLÜ-Datenlieferung | Jahr	PLAN-Datenlieferung | Zeitfenster	PLÜ-Datenlieferung | Zeitfenster	Versand | PLAN-Reminder	Versand | PLÜ-Reminder	Name	Vorname	Fachgebiet	E-Mail-Adresse	Rufnummer
GuU | Gräfe und Unzer Verlag	Dezember (1/Jahr)		Alexandra Habean	Alexandra Habean	November		Fraehsdorf	Vera	Controllerin: Abteilung Finanzen und Controlling	vera.fraehsdorf@graefe-und-unzer.de	+49 89 41981 322  • Work +49 89 41981 124  • Work Fax
HaCa	Januar (1/Jahr)		Alexandra Habean	Alexandra Habean	Dezember		Sandweg	Elisabeth	Controlling • GVG SOLUTIONS	elisabeth.sandweg@gvg-solutions.de	+49-40-2717-1305  • Work
HoCa	Januar (1/Jahr)		Alexandra Habean	Alexandra Habean	Dezember		Sievers	Sven	Controlling • GVG SOLUTIONS	sven.sievers.extern@gvg-solutions.de	+49 40-2717 1307  • Work

Support

Selbstverständlich steht Ihnen neben Fachfragen auch ein Supportteam zur Verfügung. Sie erreichen dieses wie folgt:

1. Anmeldung & Zugriff

Intern

Das System ist Browserbasierend, sodass keinerlei Installation einer Clientanwendung notwendig ist.
Sie können intern über den folgenden Link auf das System zugreifen http://erp/erp/

Legen Sie sich den Link als Favorit in Ihrem Browser an.

Die Anmeldung selbst wird über Ihre jeweilige Benutzeranmeldung an Ihrem PC/MAC gesteuert, d.h. sofern Sie für das System berechtigt sind, ist keine sep. Anmeldung nötig, Sie gelangen sofort in das System und können, je nach Berechtigung, auf verschiedene Funktionen zurückgreifen.
In manchen Fällen steht die automatische Anmeldung nicht zur Verfügung, es erscheint die folgende Anmeldemaske - tragen Sie hier Ihre Anmeldedaten, wie am PC/MAC, ein und bestätigen Sie die Anmeldung durch Klick auf den Button „Jetzt einloggen“.

Extern

Weiterhin haben wir für Sie den Zugriff auf das ERP-System (für alle Mandanten) unabhängig der Firmennetze realisiert. D.h. Sie können ab sofort mit einem beliebigen Gerät, funktionierenden Internetzugang und Browser auf das ERP-System zugreifen. Rufen Sie dazu einfach unsere GUU-Portalseite auf https://erp.guu-portal.de/ und wählen dort „ERP-System“.