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Einstiegspunkt in die Kontaktpflege ist die erweiterte Suche.
Dort kann - analog zu anderen Suchen - nach Kontakten gesucht werden. Zusätzlich ist eine Filterung nach den Rollen möglich, die einem Kontakt zugeordnet sind.
Im oberen Bereich wird eine Werkzeugleiste eingeblendet, über die es möglich ist, einen neuen Kontakt zu erstellen.
Ein Kontakt kann entweder den Typ Firma/Institution haben (nur ein Name, keine weiteren persönlichen Eigenschaften), oder einer Person entsprechen (inkl. Vorname, Geburtsdatum, usw.).
Beim Klick auf den Button gelangen Sie in das jeweilige Kontakt-Anlage-Formular.
Kontakt-Anlage-/Bearbeiten-Formular
Wenn Sie einen Kontakt anlegen, oder bearbeiten, können Sie die verschiedenen zugehörigen Datenfelder pflegen, sowie die Rollen, die ein Kontakt einnehmen kann. Pflichtfelder sind durch einen Stern (*) hinter dem Namen markiert.
Beim Anlegen eines neuen Kontakts wird überprüft, ob es bereits einen Kontakt mit diesem (oder einem ähnlichen) Namen im System gibt. Falls potentielle Übereinstimmungen gefunden werden, weist Sie das System darauf hin und gibt Ihnen verschiedene Entscheidungsmöglichkeiten.
Sie können den Datensatz trotzdem speichern, wenn Sie sicher sind, dass es sich nicht um eine Dublette handelt. Sie können die Bearbeitung fortsetzen, falls Sie die Daten noch einmal anpassen wollen, oder Sie können das Speichern abbrechen, wenn der Kontakt tatsächlich bereits vorhanden ist.
Detailansicht
In der Detailansicht können Sie alle Daten rund um einen Kontakt betrachten. Sie gelangen über die Suche durch Klick auf einen Kontakt direkt dort hin.
Werkzeugleiste ■
In der Werkzeugleiste der Detailansicht haben Sie verschiedene Auswahlmöglichkeiten, sie können neue Kontakte erstellen, den vorhandenen Kontakt bearbeiten oder löschen, oder Sie können Dokumente zum Kontakt hochladen.
| Info | ||
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Header ■
Im Header wird der Name des Kontakts, die zugewiesenen Rollen, sowie ein Autorenbild angezeigt, falls vorhanden.
Reiter ■
Mit Hilfe der Reiter können Sie zwischen den Kontaktdaten, zugehörigen Dokumenten, sowie der Änderungshistorie des Kontaktes umschalten.
Reiter Kontaktdaten
Im Reiter Kontaktdaten ist es - neben der Anzeige der Kontaktdaten - möglich, Viten/Biografien zu den jeweiligen Rollen des Kontaktes in verschiedenen Sprachen zu verwalten.