Kontakte

Owned by Andreas Kolberg
Last updated: Feb. 28, 2023 by Olga

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Inhalt


VIDEOTUTORIAL

Beschreibung

Bei Kontakten handelt es sich um Personen oder Firmen, bzw. Institutionen, die auf verschiedene Weise mit den Verlagsprodukten in Verbindung stehen. Das können Beteiligte (Autoren, Herausgeber, usw.) sein, Dienstleister (Drucker, Binder, usw.) sowie Mitarbeiter (Programmleiter, Redakteure, Hersteller, usw.). Bisher wurden diese Kontakte in verschiedenen GUIS-Anwendungen (Autorendatenbank, Adressdatenbank, CRM, Personalverwaltung) gepflegt. Durch die Erweiterung des ERP-Systems um die Kontaktpflege ist es nun möglich, diese Kontakte direkt im ERP zu pflegen, somit werden die entsprechenden GUIS-Anwendungen nicht mehr benötigt und können zukünftig deaktiviert werden.

Die Umstellung der alten Anwendungen erfolgt schrittweise. Folgende Kontakte können bereits im ERP gepflegt werden:

  • Beteiligte (Autoren, Herausgeber, Künstler, usw.)

Folgende Kontakte werden bisher noch in den entsprechenden GUIS-Anwendungen gepflegt:

  • Dienstleister
  • Mitarbeiter
  • Kunden

Erweiterte Suche

Einstiegspunkt in die Kontaktpflege ist die erweiterte Suche.

Dort kann - analog zu anderen Suchen - nach Kontakten gesucht werden. Zusätzlich ist eine Filterung nach den Rollen möglich, die einem Kontakt zugeordnet sind.

Im oberen Bereich wird eine Werkzeugleiste eingeblendet, über die es möglich ist, einen neuen Kontakt zu erstellen.

Ein Kontakt kann entweder den Typ Firma/Institution haben (nur ein Name, keine weiteren persönlichen Eigenschaften), oder einer Person entsprechen (inkl. Vorname, Geburtsdatum, usw.).

Beim Klick auf den Button gelangen Sie in das jeweilige Kontakt-Anlage-Formular.

Kontakt-Anlage-/Bearbeiten-Formular

Wenn Sie einen Kontakt anlegen oder bearbeiten, können Sie die verschiedenen zugehörigen Datenfelder pflegen, sowie die Rollen, die ein Kontakt einnehmen kann. Pflichtfelder sind durch einen Stern (*) hinter dem Namen markiert.

Beim Anlegen eines neuen Kontakts wird überprüft, ob es bereits einen Kontakt mit diesem (oder einem ähnlichen) Namen im System gibt. Falls potentielle Übereinstimmungen gefunden werden, weist Sie das System darauf hin und gibt Ihnen verschiedene Entscheidungsmöglichkeiten.

Sie können den Datensatz trotzdem speichern, wenn Sie sicher sind, dass es sich nicht um eine Dublette handelt. Sie können die Bearbeitung fortsetzen, falls Sie die Daten noch einmal anpassen wollen, oder Sie können das Speichern abbrechen, wenn der Kontakt tatsächlich bereits vorhanden ist.

Detailansicht

In der Detailansicht können Sie alle Daten rund um einen Kontakt betrachten. Sie gelangen über die Suche durch Klick auf einen Kontakt direkt dort hin.

Werkzeugleiste ■

In der Werkzeugleiste der Detailansicht haben Sie verschiedene Auswahlmöglichkeiten, sie können neue Kontakte erstellen, den vorhandenen Kontakt bearbeiten oder löschen, oder Sie können Dokumente zum Kontakt hochladen.

Hinweis

(Warnung) Der Löschen-Button wird nur angezeigt, wenn der Kontakt nicht mit einem Kalkulationsprojekt oder einem Produkt in den Stammdaten als Beteiligter verknüpft ist. Ist dies der Fall, entfernen Sie alle Verknüpfungen, um den Kontakt zu löschen.

Header ■

Im Header wird der Name des Kontakts, die zugewiesenen Rollen, sowie ein Autorenbild angezeigt, falls vorhanden.

Reiter ■

Mit Hilfe der Reiter können Sie zwischen den Kontaktdaten, Verknüpfungen (Liste der Werke und Produkte, bei denen der Kontakt als Beteiligter hinterlegt ist), zugehörigen Dokumenten, sowie der Änderungshistorie des Kontaktes umschalten.

Reiter Kontaktdaten

Im Reiter Kontaktdaten ist es - neben der Anzeige der Kontaktdaten - möglich, Viten/Biografien zu den jeweiligen Rollen des Kontaktes in verschiedenen Sprachen zu verwalten (sofern die Rolle Viten unterstützt).

Durch einen Klick auf "Vita hinzufügen" kann eine neue Vita angelegt werden, außerdem können vorhandene Viten bearbeitet oder gelöscht werden.

Im Bearbeiten-Dialog der Viten geben Sie die Sprache an, den Text der Vita, sowie eine Information, ob die Vita für das Internet freigegeben ist.

Hinweis

(Warnung) Es kann pro Rolle und Sprache nur eine Vita für das Internet freigegeben sein. Setzen Sie die Checkbox bei einer Vita, werden automatisch alle anderen Viten mit gleicher Sprache und Rolle für das Internet deaktiviert.

Wichtig: Ist eine abweichende Vita direkt bei der Beteiligten-Verknüpfung des Produkts gepflegt, wird dieser Vita beim Export der Vorzug gegeben.

Kontakt-Schnellanlage

Zusätzlich zur traditionellen Datensatz-Anlage gibt es nun für Kontakte auch die Möglichkeit der Schnellanlage. Das bedeutet, Kontakte können direkt dort angelegt werden, wo sie als Referenz in ein Feld eingetragen werden können. Diese Eingabefelder haben auf der rechten Seite einen entsprechenden Button.

Die Schnellanlage erfolgt über ein vereinfachtes Anlageformular, wo nur die minimal notwendigen Daten gepflegt werden müssen.

Nach dem Speichern wird der neue Kontakt sofort in das Eingabefeld eingetragen. Der Kontakt kann im Nachhinein in der ganz normalen Kontaktpflege um weitere Daten, Rollen und Dokumente erweitert werden.