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Einleitung

In diesem Artikel wollen wir Ihnen noch einmal einen detaillierten Überblick über den Zusammenhang der Vorkalkulation mit den anderen ERP-Modulen geben. Wie wird aus einem Kalkulationsprojekt ein echtes Produkt? Welche Schritte müssen durchgeführt werden? Was ist bei der Datenpflege zu beachten? Außerdem gehen wir hier noch einmal auf die neuen Unterstützungsfunktionen ein, die wir in diesem Zusammenhang implementiert haben.

Welche Schritte müssen im ERP-System durchgeführt werden?

Um ein Projekt anlegen zu können, muss zuallererst ein Werk erstellt werden. Fall schon ein passendes Werk vorhanden ist, können Sie das Werk einfach aufrufen/suchen und dort Ihr neues Projekt anlegen. Wichtig hierbei ist, dass Sie das Werk im Kalkulationsmodul öffnen, denn nur dort kann auch ein Kalkulationsprojekt erzeugt werden.

Tipp: Der Menübalken am linken Rand zeigt Ihnen an, in welchem Modul Sie sich befinden:

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Wenn Sie ein Werk in den Stammdaten geöffnet haben, ist das nicht schlimm, Sie können das Werk über die Schnellwechselfunktion direkt in der Kalkulation anzeigen:

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Nach Anlage des Projekts muss eine Kalkulationsvariante angelegt werden, um Absatzeinschätzungen und Kosten eingeben zu können. Varianten können auch kopiert werden, sowohl innerhalb eines Projekts, als auch von anderen Projekten, z.B. bei Produktreihen, die alle mit gleichen oder ähnlichen Merkmalen produziert werden (Papier, Format, Seitenzahl, Einband, usw.). 

Wenn klar ist, welche Variante als Zielkalkulation dienen soll, wird diese Variante in die Novitätenplanung übernommen:

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Nach Übernahme in die Novitätenplanung kann der Vertrieb seine Absatzeinschätzung über die jeweilige Freigabeliste abgeben.

Entspricht die Absatzeinschätzung der vorläufigen Schätzung aus der Variante, so gelangt das Projekt automatisch in den Zustand "Programmentscheidung". Falls die Höhe der Absatzeinschätzung zwischen Redaktion und Vertrieb abweicht, verbleibt das Projekt im Status "Absatzeinschätzung" und die Diskrepanz muss behoben werden:

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Es gibt zwei Möglichkeiten, um eine Differenz zu bereinigen. Die Wahl der Methode hängt davon ab, welche Absatzeinschätzung die richtige ist:

Die vorläufige Absatzeinschätzung ist korrekt

Die einfachste Methode bei diesem Fall ist es, die Differenz in das Feld für die Redaktion einzutragen. Handelt es sich beispielsweise um eine Differenz von 1.500 Exemplaren, sollte ein Wert von -1.500 Exemplaren in das Redaktionsfeld eingetragen werden.

Die freigegebenen Absatzeinschätzungen sind korrekt

Da die Variante ursprünglich mit der vorläufigen Absatzeinschätzung kalkuliert wurde, würde bei einer Differenz zwischen den vorläufig und freigegebenen Absatzeinschätzungen das Ergebnis verfälscht werden. Daher muss die Herstellung eine neue Variante kalkulieren. Bei dieser Variante sollte die Summe der freigegebenen Absatzeinschätzungen bei Anlage als vorläufige Absatzeinschätzung eingetragen werden. Kopiert man die Variante statt einer kompletten Neuanlage, spart man sich einiges an Pflegeaufwand, da viele Informationen mit übernommen werden. Nach erneuter Kalkulation müssen die Absatzeinschätzungen wiederrum freigegeben werden. 

Schließlich kann dann das Projekt mit der ausgewählen Variante freigeben werden:

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Ein Projekt kann während des gesamten Kalkulationsprozesses eingestellt werden, dazu gibt es in der Detailansicht des Projekts das Panel "Projekt-Status":

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Was geschieht bei der Projekt-Freigabe?

Wird ein Projekt freigegeben, werden im System einige Vorgänge im Hintergrund ausgelöst. Folgende Schritte werden beim Freigeben ausgeführt:

1. Das Projekt wird automatisch zu einem echten Produkt, der Programmstatus in den Stammdaten ändert sich auf "GO"
2. Es wird eine ISBN/GTIN vergeben, falls noch keiner dieser Identifier vorhanden ist
3. Es wird eine 1. Auflage inkl. des passenden Kostenträgers erzeugt, falls sie noch nicht vorhanden ist
4. Es werden Daten aus der Projektvariante in die Auflage und in das fertige Produkt übernommen, vorhandene Daten werden überschrieben. Das bezieht sich auf Verkaufspreise, Seitenzahlen und alle herstellerischen Daten (Einband, Papier, Extras, Hersteller, usw.)