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Einführung
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Hier ein Bild der Dokumentenverwaltung in den neuen Stammdaten (ERP-System) für einen beispielhaft ausgewählten Titel:
Einige Dateien (Volltextleseproben, Pressetexte) , z.B. Volltextleseproben werden darüber hinaus über eigens definierte Schnittstellen über Nacht in die Stammdaten eingelesen.
Gerade der Upload mehrerer Dokumente war dadurch umständlich und das Stammdaten-Programm musste extra geöffnet und der jeweilige Titel aufgerufen werden. Beim Import von Covern, die in der Herstellung auf MAC-Computern erzeugt werden, kam es aufgrund von Kompatibilitätsproblemen der Netzwerkprotokollen zudem immer wieder zu Schwierigkeiten mit dem Cover-Import-Tool.
Zur Lösung dieser Probleme haben wir einen neuen, Ordner-basierenden Importvorgang erarbeitet, der die Pflege von Dokumenten in den Stammdaten für Sie zukünftig erleichtern wird.
Beschreibung (Windows)
Auf Ihrem Desktop finden Sie (nach Freischaltung der Funktion) eine neue Verknüpfung mit dem Namen „Stammdatenimport“.
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Beispielhafte Ordnerstruktur:
| Auszug |
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Sie können beliebige Dateien (JPEG, PDF, DOC, XLSX, usw.) in dem entsprechenden Ordner platzieren um einen Stammdatenimport in die gleichnamige Klassifikation der Dokumentenverwaltung auszulösen. Die Platzierung von Dateien erfolgt wie in jedem anderen Windows Explorer-Fenster über die Zwischenablage (Kopieren und Einfügen) oder per Drag&Drop mit der Maus. Die Dateien müssen mit einer eindeutigen ISBN im Dateinamen gekennzeichnet sein, die ISBN darf 5/9/10/13-stellig angegeben sein, alternativ kann auch eine vollständige |
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Zeitfracht-Titelnummer angegeben werden, z.B. „978-38338-4120-0_Cover.jpg“ oder „Leseprobe Auszug 21688.docx“, usw. Die Ordner werden ganztägig auf Änderungen überwacht. Wird eine neue Datei gefunden, wird ein entsprechender Import-Job eingeplant, d.h. der Import findet 30 Minuten nach der Erkennung der Datei statt. In diesem Zeitraum können Sie die Datei noch löschen oder ändern, falls das einmal nötig sein sollte. |
| Info | ||
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Nachdem der Import einer Datei erfolgreich durchgeführt wurde, wird die Datei aus dem Import-Ordner entfernt. Falls Sie die Datei weiter benötigen, speichern Sie sie zusätzlich an einem anderen Ort, bzw. öffnen Sie sie nach dem Import über die Dokumentenverwaltung der Stammdaten. |
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Auf den MACs kann auf die Freigabe \\muc-fs07\stammdatenimport zugegriffen werden. Hierzu wird der Username „GUDTP“ verwendet. Wenn Sie das Verzeichnis „GUDTP“ in der o.g. Freigabe auswählen, erhalten Sie das private Importverzeichnis für diesen Usernamen. Darin befinden sich auch aktuelle Versionen der Adobe-Droplets, die für die Erzeugung von Covern in den Formaten 72dpi, 300dpi (CMYK, RGB) und EPS erforderlich sind. Die Droplets erzeugen die jeweilige Datei bereits in den Unterordnern, die der Klassifikation der Datei in der Dokumentenverwaltung der Stammdaten entspricht. Somit entfällt der bisher notwendige Zusatzaufwand für die Benutzung des Cover Import Tools.
| Info | ||
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I: Versuchen Sie nicht, einen anderen Importordner als „GUDTP“ zu verwenden (z.B: den Ordner Ihres personalisierten Benutzerprofils)! Sie haben von einem MAC-Computer aus keine Zugriffsrechte auf einen der anderen Ordner. II: Der Import anderer Dokumente von einem MAC aus ist ebenfalls problemlos möglich, im Prinzip funktioniert die Apple-Dateiverwaltung ähnlich wie der Windows-Explorer, Sie können also Dokumente ebenfalls per Drag&Drop oder Zwischenablage, wie unter Windows, in den entsprechenden Klassifikations-Unterordner des GUDTP-Ordners auf der Stammdatenimport-Freigabe platzieren. |
Ausnahmen
Manche Klassifikationen sind nicht für den manuellen Import freigegeben. Stand heute betrifft das:
- VolltextleseprobenPressetexte
Für diese Klassifikationen gibt es bereits ein geregeltes Vorgehen für den Import, das durch die neue Funktionalität nicht beeinflusst wird. Hier bleibt alles wie gewohnt.
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