Einführung

Hier ein Bild der Dokumentenverwaltung in den neuen Stammdaten (ERP-System) für einen beispielhaft ausgewählten Titel:

Einige Dateien, z.B. Volltextleseproben werden darüber hinaus über eigens definierte Schnittstellen über Nacht in die Stammdaten eingelesen.

Beschreibung (Windows)

Auf Ihrem Desktop finden Sie (nach Freischaltung der Funktion) eine neue Verknüpfung mit dem Namen „Stammdatenimport“.

Wenn Sie diese Verknüpfung doppelt anklicken, öffnet sich ein Explorer-Fenster, in dem Sie eine Ordnerstruktur sehen, die den Klassifikationen von Dokumenten in den Stammdaten entspricht.

Wichtig

Jeder Mitarbeiter hat sein eigenes Importverzeichnis und besitzt auch nur auf dieses Verzeichnis Lese- und Schreibrechte.

Achtung: Wenn Sie keinen Zugriff auf die Stammdaten-Anwendung haben, erhalten Sie auch kein eigenes Exportverzeichnis!

Beispielhafte Ordnerstruktur:

Sie können beliebige Dateien (JPEG, PDF, DOC, XLSX, usw.) in dem entsprechenden Ordner platzieren um einen Stammdatenimport in die gleichnamige Klassifikation der Dokumentenverwaltung auszulösen. Die Platzierung von Dateien erfolgt wie in jedem anderen Windows Explorer-Fenster über die Zwischenablage (Kopieren und Einfügen) oder per Drag&Drop mit der Maus.

Die Dateien müssen mit einer eindeutigen ISBN im Dateinamen gekennzeichnet sein, die ISBN darf 5/9/10/13-stellig angegeben sein, alternativ kann auch eine vollständige Zeitfracht-Titelnummer angegeben werden, z.B. „978-38338-4120-0_Cover.jpg“ oder „Leseprobe Auszug 21688.docx“, usw.

Die Ordner werden ganztägig auf Änderungen überwacht. Wird eine neue Datei gefunden, wird ein entsprechender Import-Job eingeplant, d.h. der Import findet 30 Minuten nach der Erkennung der Datei statt. In diesem Zeitraum können Sie die Datei noch löschen oder ändern, falls das einmal nötig sein sollte.

Hinweis

Nachdem der Import einer Datei erfolgreich durchgeführt wurde, wird die Datei aus dem Import-Ordner entfernt. Falls Sie die Datei weiter benötigen, speichern Sie sie zusätzlich an einem anderen Ort, bzw. öffnen Sie sie nach dem Import über die Dokumentenverwaltung der Stammdaten.

Wenn beim Import von Dateien Probleme auftreten, erhalten Sie automatisch eine entsprechende E-Mail vom System, die eine Problembeschreibung enthält. Folgende Fehler werden explizit mit einer passenden E-Mail quittiert:

Die ISBN/Titelnummer in der Datei wurde nicht erkannt
Sie haben keine Berechtigung, eine Datei einer bestimmten Klassifikation hochzuladen
Eine Klassifikation verlangt explizit einen bestimmten Dateityp (JPEG, PDF, usw.) und Sie haben versucht, eine Datei eines anderen Typs hochzuladen

Passiert ein unerwarteter Fehler, bekommen Sie ebenfalls eine E-Mail zugestellt. Als Anhang erhalten Sie das Protokoll des Importversuchs, das nähere Informationen zu dem aufgetretenen Problem enthält. Falls Sie den Fehler nicht selbst beheben können (fehlende Rechte, unerwarteter Fehler) leiten Sie die E-Mail bitte an it-service@graefe-und-unzer.de weiter, die IT wird Sie dann bei der Klärung des Problems unterstützen.

Sie können nun selbst neue Klassifikationen in den Stammdaten erzeugen, indem Sie in Ihrem Importverzeichnis einfach einen neuen Ordner anlegen und in so benennen, wie die Klassifikation in den Stammdaten heißen soll (Änderungen der Bezeichnung sind später über die IT noch möglich).

Hinweis

Wenn Sie eine neue Klassifikation anlegen wird diese ohne Berechtigungen angelegt, d.h. sie ist in den Stammdaten nicht sichtbar und niemand kann Dateien hinein importieren. Bitte wenden Sie sich zur Freischaltung der Klassifikation an die IT. Überlegen Sie sich auch, wem es erlaubt sein soll, die Daten in der Dokumentenverwaltung zu sehen, bzw. wer ein Recht bekommen soll, Dateien in ihre neue Klassifikation zu importieren. Sie erhalten hierzu auch eine automatisierte E-Mail vom System.

Beschreibung (MAC)

Das Cover Import Tool wird für den Import von Covern, die über Droplets aus Photoshop erzeugt werden, nicht mehr benötigt.

Auf den MACs kann auf die Freigabe \\muc-fs07\stammdatenimport zugegriffen werden. Hierzu wird der Username „GUDTP“ verwendet. Wenn Sie das Verzeichnis „GUDTP“ in der o.g. Freigabe auswählen, erhalten Sie das private Importverzeichnis für diesen Usernamen. Darin befinden sich auch aktuelle Versionen der Adobe-Droplets, die für die Erzeugung von Covern in den Formaten 72dpi, 300dpi (CMYK, RGB) und EPS erforderlich sind. Die Droplets erzeugen die jeweilige Datei bereits in den Unterordnern, die der Klassifikation der Datei in der Dokumentenverwaltung der Stammdaten entspricht. Somit entfällt der bisher notwendige Zusatzaufwand für die Benutzung des Cover Import Tools.

Hinweis

I: Versuchen Sie nicht, einen anderen Importordner als „GUDTP“ zu verwenden (z.B: den Ordner Ihres personalisierten Benutzerprofils)! Sie haben von einem MAC-Computer aus keine Zugriffsrechte auf einen der anderen Ordner.

II: Der Import anderer Dokumente von einem MAC aus ist ebenfalls problemlos möglich, im Prinzip funktioniert die Apple-Dateiverwaltung ähnlich wie der Windows-Explorer, Sie können also Dokumente ebenfalls per Drag&Drop oder Zwischenablage, wie unter Windows, in den entsprechenden Klassifikations-Unterordner des GUDTP-Ordners auf der Stammdatenimport-Freigabe platzieren.

Ausnahmen

Manche Klassifikationen sind nicht für den manuellen Import freigegeben. Stand heute betrifft das:

Volltextleseproben

Für diese Klassifikationen gibt es bereits ein geregeltes Vorgehen für den Import, das durch die neue Funktionalität nicht beeinflusst wird. Hier bleibt alles wie gewohnt.