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Inhalt
Beschreibung
Bei Kontakten handelt es sich um Personen oder Firmen, bzw. Institutionen, die auf verschiedene Weise mit den Verlagsprodukten in Verbindung stehen. Das können Beteiligte (Autoren, Herausgeber, usw.) sein, Dienstleister (Drucker, Binder, usw.), sowie Mitarbeiter (Programmleiter, Redakteure, Hersteller, usw.). Bisher wurden diese Kontakte in verschiedenen GUIS-Anwendungen (Autorendatenbank, Adressdatenbank, CRM, Personalverwaltung) gepflegt. Durch die Erweiterung des ERP-Systems um die Kontaktpflege ist es nun möglich, diese Kontakte direkt im ERP zu pflegen, somit werden die entsprechenden GUIS-Anwendungen nicht mehr benötigt und können zukünftig deaktiviert werden.
Die Umstellung der alten Anwendungen erfolgt schrittweise. Folgende Kontakte können bereits im ERP gepflegt werden:
- Beteiligte (Autoren, Herausgeber, Künstler, usw.)
Folgende Kontakte werden bisher noch in den entsprechenden GUIS-Anwendungen gepflegt:
- Dienstleister
- Mitarbeiter
- Kunden
Erweiterte Suche
Einstiegspunkt in die Kontaktpflege ist die erweiterte Suche.
Dort kann - analog zu anderen Suchen - nach Kontakten gesucht werden. Zusätzlich ist eine Filterung nach den Rollen möglich, die einem Kontakt zugeordnet sind.
Im oberen Bereich wird eine Werkzeugleiste eingeblendet, über die es möglich ist, einen neuen Kontakt zu erstellen.
Ein Kontakt kann entweder den Typ Firma/Institution haben (nur ein Name, keine weiteren persönlichen Eigenschaften), oder einer Person entsprechen (inkl. Vorname, Geburtsdatum, usw.).
Beim Klick auf den Button gelangen Sie in das jeweilige Kontakt-Anlage-Formular.
Kontakt-Anlage-/Bearbeiten-Formular
Wenn Sie einen Kontakt anlegen, oder bearbeiten, können Sie die verschiedenen zugehörigen Datenfelder pflegen, sowie die Rollen, die ein Kontakt einnehmen kann. Pflichtfelder sind durch einen Stern (*) hinter dem Namen markiert.
Beim Anlegen eines neuen Kontakts wird überprüft, ob es bereits einen Kontakt mit diesem (oder einem ähnlichen) Namen im System gibt. Falls potentielle Übereinstimmungen gefunden werden, weist Sie das System darauf hin und gibt Ihnen verschiedene Entscheidungsmöglichkeiten.
Sie können den Datensatz trotzdem speichern, wenn Sie sicher sind, dass es sich nicht um eine Dublette handelt. Sie können die Bearbeitung fortsetzen, falls Sie die Daten noch einmal anpassen wollen, oder Sie können das Speichern abbrechen, wenn der Kontakt tatsächlich bereits vorhanden ist.
Detailansicht
In der Detailansicht können Sie alle Daten rund um einen Kontakt betrachten. Sie gelangen über die Suche durch Klick auf einen Kontakt direkt dort hin.
Werkzeugleiste ■
In der Werkzeugleiste der Detailansicht haben Sie verschiedene Auswahlmöglichkeiten, sie können neue Kontakte erstellen, den vorhandenen Kontakt bearbeiten oder löschen, oder Sie können Dokumente zum Kontakt hochladen.
Hinweis
Der Löschen-Button wird nur angezeigt, wenn der Kontakt nicht mit einem Kalkulationsprojekt oder einem Produkt in den Stammdaten als Beteiligter verknüpft ist. Ist dies der Fall, entfernen Sie alle Verknüpfungen, um den Kontakt zu löschen.
Header ■
Im Header wird der Name des Kontakts, die zugewiesenen Rollen, sowie ein Autorenbild angezeigt, falls vorhanden.
Reiter ■
Mit Hilfe der Reiter können Sie zwischen den Kontaktdaten, zugehörigen Dokumenten, sowie der Änderungshistorie des Kontaktes umschalten.
Reiter Kontaktdaten
Im Reiter Kontaktdaten ist es - neben der Anzeige der Kontaktdaten - möglich, Viten/Biografien zu den jeweiligen Rollen des Kontaktes in verschiedenen Sprachen zu verwalten.