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Einführung

Der Import von Dokumenten in die Stammdaten war bisher nur auf zwei Arten möglich: Normalerweise wurden einzelne Dokumente über die Dokumentenverwaltung in den Stammdaten händisch importiert, während es für Cover eine eigene Anwendung, das „Cover Import Tool“ gab.

Hier ein Bild der Dokumentenverwaltung in den Stammdaten für einen beispielhaft ausgewählten Titel:

 

Einige Dateien (Volltextleseproben, Pressetexte) werden darüber hinaus über eigens definierte Schnittstellen über Nacht in die Stammdaten eingelesen.

Gerade der Upload mehrerer Dokumente war dadurch umständlich und das Stammdaten-Programm musste extra geöffnet und der jeweilige Titel aufgerufen werden. Beim Import von Covern, die in der Herstellung auf MAC-Computern erzeugt werden, kam es aufgrund von Kompatibilitätsproblemen der Netzwerkprotokollen zudem immer wieder zu Schwierigkeiten mit dem Cover-Import-Tool.

Zur Lösung dieser Probleme haben wir einen neuen, Ordner-basierenden Importvorgang erarbeitet, der die Pflege von Dokumenten in den Stammdaten für Sie zukünftig erleichtern wird.

Beschreibung (Windows)

Auf Ihrem Desktop finden Sie (nach Freischaltung der Funktion) eine neue Verknüpfung mit dem Namen „Stammdatenimport“.

 

Wenn Sie diese Verknüpfung doppelt anklicken, öffnet sich ein Explorer-Fenster, in dem Sie eine Ordnerstruktur sehen, die den Klassifikationen von Dokumenten in den Stammdaten entspricht.

Wichtig: Jeder Mitarbeiter hat sein eigenes Importverzeichnis und besitzt auch nur auf dieses Verzeichnis Lese- und Schreibrechte.

Achtung: Wenn Sie keinen Zugriff auf die Stammdaten-Anwendung haben, erhalten Sie auch kein eigenes Exportverzeichnis!

Beispielhafte Ordnerstruktur:

 

Sie können beliebige Dateien (JPEG, PDF, DOC, XLSX, usw.) in dem entsprechenden Ordner platzieren um einen Stammdatenimport in die gleichnamige Klassifikation der Dokumentenverwaltung auszulösen. Die Platzierung von Dateien erfolgt wie in jedem anderen Windows Explorer-Fenster über die Zwischenablage (Kopieren und Einfügen) oder per Drag&Drop mit der Maus.

Die Dateien müssen mit einer eindeutigen ISBN im Dateinamen gekennzeichnet sein, die ISBN darf 5/9/10/13-stellig angegeben sein, alternativ kann auch eine vollständige KNO-Titelnummer angegeben werden, z.B. „978-38338-4120-0_Cover.jpg“ oder „Leseprobe Auszug 21688.docx“, usw.

Die Ordner werden ganztägig auf Änderungen überwacht. Wird eine neue Datei gefunden, wird ein entsprechender Import-Job eingeplant, d.h. der Import findet 30 Minuten nach der Erkennung der Datei statt. In diesem Zeitraum können Sie die Datei noch löschen oder ändern, falls das einmal nötig sein sollte.

 

Hinweis

Nachdem der Import einer Datei erfolgreich durchgeführt wurde, wird die Datei aus dem Import-Ordner entfernt. Falls Sie die Datei weiter benötigen, speichern Sie sie zusätzlich an einem anderen Ort, bzw. öffnen Sie sie nach dem Import über die Dokumentenverwaltung der Stammdaten.

 

Wenn beim Import von Dateien Probleme auftreten, erhalten Sie automatisch eine entsprechende E-Mail vom System, die eine Problembeschreibung enthält. Folgende Fehler werden explizit mit einer passenden E-Mail quittiert:

  • Die ISBN/Titelnummer in der Datei wurde nicht erkannt
  • Sie haben keine Berechtigung, eine Datei einer bestimmten Klassifikation hochzuladen
  • Eine Klassifikation verlangt explizit einen bestimmten Dateityp (JPEG, PDF, usw.) und Sie haben versucht, eine Datei eines anderen Typs hochzuladen

Passiert ein unerwarteter Fehler, bekommen Sie ebenfalls eine E-Mail zugestellt. Als Anhang erhalten Sie das Protokoll des Importversuchs, das nähere Informationen zu dem aufgetretenen Problem enthält. Falls Sie den Fehler nicht selbst beheben können (fehlende Rechte, unerwarteter Fehler) leiten Sie die E-Mail bitte an it-service@graefe-und-unzer.de weiter, die IT wird Sie dann bei der Klärung des Problems unterstützen.

Sie können nun selbst neue Klassifikationen in den Stammdaten erzeugen, indem Sie in Ihrem Importverzeichnis einfach einen neuen Ordner anlegen und in so benennen, wie die Klassifikation in den Stammdaten heißen soll (Änderungen der Bezeichnung sind später über die IT noch möglich).

 

Hinweis

Wenn Sie eine neue Klassifikation anlegen wird diese ohne Berechtigungen angelegt, d.h. sie ist in den Stammdaten nicht sichtbar und niemand kann Dateien hinein importieren. Bitte wenden Sie sich zur Freischaltung der Klassifikation an die IT. Überlegen Sie sich auch, wem es erlaubt sein soll, die Daten in der Dokumentenverwaltung zu sehen, bzw. wer ein Recht bekommen soll, Dateien in ihre neue Klassifikation zu importieren. Sie erhalten hierzu auch eine automatisierte E-Mail vom System.


 

 

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