Avero-Zeiterfassung-Funktionen

Das AVERO System ist eine softwaregestützte Lösung zur Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung und bietet dabei höchste Flexibilität.
Mitarbeiter können die Arbeitszeiten über ihren PC erfassen, ob sie im Büro oder im Homeoffice arbeiten.

Ansprechpartner

Rolle	Ansprechpartner	E-Mail
Support	HR	zeiterfassung@graefe-und-unzer.de
Technischer-Support	IT	it-service@graefe-und-unzer.de

Berechtigungen und Zugriffe

Rolle	Bedeutung
Mitarbeiter	jeder der Zeit Erfasst = klassische Avero Anmeldung
Benutzer	jeder der Urlaubsanträge freigibt = Anmeldung für die "Genehmiger Rolle"

Zugriffs-Links

Beschreibung	Link
direkter Zugriffslink	Anmeldung
Hilfe und Beschreibung	Hilfefunktion

Anmeldung & Abmeldung

Die Anmeldung an Avero erfolgt per SSO (Single Sign On) automatisiert, es sind keine separaten Anmeldedaten notwendig. Die Abmeldung aus der Avero-Zeiterfassung erfolgt automatisch nach 2 Minuten Inaktivität.

Anmeldung

Mitarbeiter = klassische Avero Anmeldung
Benutzer = Anmeldung für die "Genehmiger Rolle"

Sofern die folgende Maske erscheint, wählen Sie oben rechts zwischen Mitarbeiter und Benutzer:

Abmeldung

Die Abmeldung erfolgt automatisiert nach 2 Minuten Inaktivität.

Darstellung

Funktion	Beschreibung
Dashboard	kurze Übersicht zum aktuellen Stand, es wird der aktuelle Urlaub und Stundensaldo dargestellt
Buchungen	PC-Terminal → Kommen, Gehen, Pausen, mobiles Arbeiten Einzelbuchungen → Urlaub, Dienstreisen, Korrekturen
Listen	Darstellung verschiedener Übersichten: Periodenübersicht → Darstellung der Quote mobiles Arbeiten Fehlzeitenkalender → individueller Fehlzeitenkalender (Jahresdarstellung) Gruppenkalen → Fehlzeiten innerhalb der Abteilung / Team
Einstellungen	Allgemeine Einstellungen → Sprache und Design Favoriten → Anpassung von Favoriten

Wie erfolgen Buchungen?

PC-Terminal

Über das PC-Terminal werden die Tagesbuchungen erfasst.

Die Buchungen der letzten Tage werden im unteren Bereich dargestellt, die jeweils aktuelle Buchung wird als erste Buchung dargestellt.

Symbol	Beschreibung
	Kommen → Büroarbeitszeit
	Gehen → Büro- und Mobile Arbeitszeitende
	Pause
	Dienstgang beginnen → zählt als Bürozeit
	Dienstgang beenden
	Start Mobiles Arbeiten

Einzelbuchungen und Korrekturbuchungen

Über die Einzelbuchungen werden Buchungen wie Urlaub, Dienstreise und Buchungskorrekturen erfasst.
Die Funktionen werden in den kommenden drei Punkten erklärt.

Symbol	Beschreibung
	neue Anwesenheitsbuchung anlegen
	Buchung stornieren
	Buchung korrigieren
	neue Fehlzeitenbuchung anlegen
	Fehlzeitenbuchung stornieren
	Fehlzeitenbuchung ändern

1. Einzelbuchungen Über die Einzelbuchungen können Sie Anwesenheits, als auch Fehlzeiten buchen (in der Darstellung empfehlen wir eine Auswahl (1) "Ab diesem Monat"), sodass die Einzelbuchungen für Sie übersichtlich bleiben

Die Anwesenheitsbuchung sind Buchungen, die zu den Bürozeiten zählen. Haben Sie bspw. eine Buchung vergessen oder möchten diese nachtragen,
wählen Sie diese Funktion. Im Feld Datum (1), wählen Sie den relevanten Tag, im Feld Kommentar (2) können Sie eine Bemerkung hinzufügen und in den unteren beiden Feldern (3) hinterlegen Sie die Kommen und Gehen Zeit.

Die Abwesenheitsbuchung sind Buchungen, die nicht zu den Bürozeiten zählen, dazu zählen Urlaub, Dienstreisen, mobiles Arbeiten.
Sie können hierüber auch fehlende Buchungen, die nicht zu den Bürozeiten zählen, nachtragen. Im Feld Von Tag (1), wählen Sie den relevanten von Tag, im Feld Bis Tag (2) den relevanten Bis Tag (z.B. 1.2. - 10.2). Im Feld FZ-Art, wählen Sie die entsprechende Fehlzeit** aus (Urlaub, Fortbildung, Dienstreise, Gleittag, Mobiles Arbeiten. In den Feldern von UZ/bis UZ (5) tragen Sie die relevante Zeit ein. Die Zeitangabe ist zu hinterlegen, wenn Sie bspw. eine Korrektur für einen halben Tag Büro und einen halben Tag "Mobiles Arbeiten" anlegen.

Beispielsweise waren Sie von 8-12 Uhr im Büro und von 13-17 Uhr im mobilen Arbeiten, dann würden Sie hier die FZ-Art (3) mobile Arbeiten auswählen und in der Zeit (5) 13-17 Uhr angeben. Die Korrektur der Bürozeit erfolgt unter der Anwesenheitsbuchung .

Tipp, per Fehlzeitenkalender können Sie schon vorhandenen Buchungen überprüfen. per Gruppenkalender können Sie prüfen ob es ggf. Überschneidungen im Team/Abteilung gibt.

2. Fehlzeitenbuchungen Über die Fehlzeitenbuchungen können Sie angelegte Fehlzeiten korrigieren.

-> Storno einer Fehlzeit, Sie wählen dazu den gewünschten Tag und die Funktion , die Sie im Anschluss mit "Stornieren" bestätigen

→ Fehlzeitenbuchung ändern, Sie wählen dazu den gewünschten Tag und die Funktion aus, im Anschluss haben Sie die Möglichkeit die betreffenden Daten anzupassen, die Sie im Anschluss mit dem grünen Häkchen bestätigen.

→ Fehlzeitenbuchung Folgemeldung, Sie wählen dazu den gewünschten Tag und die Funktion aus, im Anschluss haben Sie die Möglichkeit eine Folgebuchung anzulegen, die Sie im Anschluss mit dem grünen Häkchen bestätigen.

3. Einzelbuchungen Über die Einzelbuchungen können Sie angelegte Anwesenheitszeiten korrigieren.

→ neue Anwesenheitszeit buchen, Sie wählen dazu den gewünschten Tag und die Funktion aus, im Anschluss haben Sie die Möglichkeit eine Buchung für den gewünschten Tag (1) mit einem Kommentar (2) in für die relevanten Zeit (3) anzulegen, die Sie im Anschluss mit dem grünen Häkchen bestätigen.

→ Storno einer Anwesenheitszeit, Sie wählen dazu den gewünschten Tag und die Funktion , die Sie im Anschluss mit "Stornieren" bestätigen

→ Buchung korrigieren, Sie wählen dazu den gewünschten Tag und die Funktion , im Anschluss haben Sie die Möglichkeit die betreffenden Zeiten (1) anzupassen, zudem können Sie einen Kommentar (4) angeben. Die Felder Zeitart (2) sowie "Stornobuchung exportieren" (3) belassen Sie im Standard. Im Anschluss bestätigen Sie mit dem grünen Häkchen .

FAQ Allgemein

An wen wende ich mich, wenn die Anmeldung nicht klappt?

Grundsätzlich steht die Avero-Zeiterfassung allen Mitarbeitern unabhängig von den gewählten Zeitmodels zur Verfügung.

Bei technischen Störungen*, wenden Sie sich an unseren IT-Service-Desk. Sie erreichen die Kolleginnen und Kollegen per E-Mail: it-service@graefe-und-unzer.de oder telefonisch per 089 41981 444.

*bspw. Störungen bei der Anmeldung, Lizenzfehler usw.

Was bedeuten die Varianten A-C?

Innerhalb von Avero können Sie sich bis zu 3 individuelle Ansichten darstellen. (Variante A-C)

Ihre Anpassung wird automatisch für die gewählte Variante gespeichert.

Müssen Korrekturbuchungen vom Vorgesetzten freigegeben werden?

Nein, Korrekturbuchungen werden durch jeden selbst durchgeführt. Eine Freigabe-Workflow erfolgt, wie bisher, für Urlaub und Dienstreisen.

Wie erfolgen Korrekturen?

Siehe dazu bitte im Bereich Einzelbuchungen und Korrekturbuchungen der Anleitung.

Was passiert, wenn ich eine Korrekturbuchung nicht rechtzeitig vor Quartalsende durchführen konnte?

Die Betrachtung kann technisch nur mit den erfassten Ist Zeiten erfolgen. Sofern noch Korrekturen ausstehen oder nicht erfolgt sind, finden diese keine Betrachtung.

Ich habe Mobiles Arbeiten gebucht aber mein Stundensaldo wird nicht aktualisiert?

Der Stundensaldo für das Mobile Arbeiten wird über den Tageswechsel aktualisiert. D.h. wenn Sie bspw. eine Buchung am 9.2. als Mobiles Arbeiten angelegt haben, wird diese erst nach dem Tageswechsel, also am Folgetag abgebidelt.

Wie ist das mit Überstunden und deren Abbau, d.h. wie werden Gleittage gerechnet?

Ein Gleitag wird wie bisher betrachtet und wird in der Quotenerermittlung wie Urlaub/Krankheit berücksichtigt. Im Punkt "Welcher Wert ist als Basis für die Berechnung der Quote hinterlegt?" findet sich eine Beispielrechnung.

Muss man bei der Beantragung eines Gleittags künftig immer angeben,von welchem Konto die Stunden stammen sollen?

Nein, die Buchung/Beantragung eines Gleitags erfolgt in gewohnter Form.

Ich habe versehentlich und aus alter Gewohnheit nur einen Button geklickt und wollte diese Zeit nachträglich stornieren und als "Mobiles arbeiten" neu buchen. Dabei ist mir aufgefallen, dass bei nachträglichen Anwesenheitsbuchungen der Arbeitsort gar nicht angegeben werden kann. Wie ist das denn zu handhaben?

Im Punkt "Einzelbuchungen und Korrekturbuchungen" ist das Vorgehen entsprechend beschrieben.

Wie schnell werden Urlaubs- und Krankheitstage im System erfasst und herausgerechnet?

Urlaubstage werden, wie bisher, im System erfasst. Sobald der Urlaubsantrag gestellt und genehmigt ist, werden diese berücksichtigt.

Kranktage werden zentral von der Zeiterfassung/HR im System eingegeben nach jeweiliger Info an krankmeldung@graefe-und-unzer.de. Hier kann es manchmal zu Verzögerungen kommen, vor allem auch durch die Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, da der Abruf der Daten von den Krankenkassen nur durch die zentrale Abrechnung in Hamburg möglich ist und somit auf Rückmeldung gewartet werden muss.

Welcher Wert ist als Basis für die Berechnung der Quote hinterlegt?

Als Basis für die Berechnung der Quote werden die tatsächlichen Ist-Stunden herangezogen. Zusammen mit der Digitalzeit (AVERO) haben wir uns verschiedene Möglichkeiten angesehen und uns letztlich auf ein System geeinigt, das die Gleichbehandlung aller Mitarbeiter gewährleistet und Ungenauigkeiten vermieden.

Beispielrechnung:

Wo erfolgt die Darstellung der Quote?

Die Quote wird in der Periodenübersicht abgebildet. Um sich die die Quote des mobilen Arbeitens darzustellen, ist zunächst die Angabe des Zeitraums (1) anzugeben, achten Sie darauf, dass der Bezug das jeweilige Quartal ist, sobald der Zeitraum angegeben ist, kann die Auswertung (2) abgerufen werden:

In welcher Art wird die Quote dargestellt?

Die Quote wird prozentual dargestellt. Die Betrachtung erfolgt jeweils über ein Quartal, so wie es in der Betriebsvereinbarung geregelt ist. In der Periodenübersicht wird in der Spalte MA-Quote vor. (3) Die Quotenvorgabe dargestellt in der Spalte MA-Quote (4) sehen Sie die aktuelle mobile Arbeiten Quote in %, hier beispielhaft 36,22%. Zur besseren Übersicht wird die Mobile Arbeistzeit (5) und die Gesamte Arbeitszeit (6) dargestellt.

Wird beim taggleichen Wechsel zwischen Verlag und HO durch Klick auf “Gehen” und anschließend wieder “Kommen” die Pause zusätzlich abgezogen oder gilt der abwesende Zeitraum als Pause?

Sollten Sie innerhalb eines Tages zwischen mobiler Arbeit und „Arbeiten im Verlag“ wechseln, stempeln Sie sich bitte jeweils ein und aus mit der jeweils richtigen Variante. Die so entstehende Pause zwischen den beiden Varianten wird auf die 45 Minuten „Mindestpause“ angerechnet. Es kommt also kein „doppelter“ Pausenabzug vor.

Für AOZler erfolgt keine automatisierter Mindest Pausenabzug.

Ich sehe als Genehmiger keine Buchungen zur Genehmigung, obwohl Buchungsanträge vorliegen?

Je nach Bildschirmauflösung, ist etwas nach unten zu scrollen (hier unten links in gelb gekennzeichnet) um die Buchungen zu bearbeiten:

Wie erfolgt die Buchung wenn ich zuerst im Büro bin und dann bspw. auf ein Shooting gehe?

Für Ihre erste Buchung wählen Sie den Standort an dem Sie sind, bspw,. Kommen für das Büro oder "Mobiles Arbeiten" für das Homeoffice. Wenn Sie dann bspw. zu einem Shooting gehen, wählen Sie die Funktion Dienstang beginen (dazu zählt auch die Anreisezeit zum Shooting-Standort), wenn das Shooting vorbei ist, wählen Sie Dienstgang beenden. Wenn das Dienstgang Ende auch gleich Arbeitsende ist, dann wird Gehen gewählt.

FAQ AOZ

Müssen AOZler überhaupt Ihre Arbeitszeit erfassen?

Ja, dass ist in der Betriebsvereinbarung geregelt und hebt dabei nicht das Vertrauensmodell auf. Die Zeiterfassung über das bisherige Word-Dokument ist ab dem 01.02.2023 nicht mehr nötig. Zudem ist die Erfassung für die Quotenermittlung notwendig.

Müssen AOZler Ihre Pause erfassen?

Nein, Sie können. Es erfolgt zudem kein automatischer Abzug der gesetzlichen Pausenzeiten. Achten Sie dennoch darauf, regelmäßige Pausen durchzuführen.

Erwerben AOZler mit den durch die elektronische Erfassung nachvollziehbaren Überstunden das Recht, diese wieder frei nehmen zu können?

Nein, Überstunden sind mit den in der BV geregelten 4 zusätzlichen Urlaubstagen abgegolten. Sollten im System Über-/Unterstunden entstehen, werden diese zum Ende eines Monats gekappt. Die Erfassung der Arbeitszeiten ist für die Quotenermittlung notwendig und wird an keiner Stelle ausgewertet.

Buchen über Avero ist bei vielen AoZlern aktuell noch nicht möglich. Wann steht die Funktion zur Verfügung? Wie kann das dann nachträglich erfasst werden?

Grundsätzlich steht die Buchungsfunktion jedem Mitarbeiter, unabhängig von den gewählten Zeitmodels, zur Verfügung. Sofern dennoch Zugriffsprobleme auftreten, geben Sie der IT per it-service@graefe-und-unzer.de kurz Bescheid.
Das nachträgliche Erfassen von Zeiten/Korrekturen ist im Abschnitt Korrekturbuchungen beschrieben.

Behalten AOZler ihren Anspruch auf die 4 zusätzlichen Urlaubstage?

Ja, an der bestehenden BV gibt es keine Änderungen. Sollten im System Über-/Unterstunden entstehen, werden diese zum Ende eines Monats gekappt.
Die Erfassung der Arbeitszeiten ist für die Quotenermittlung notwendig.

Müssen Kollegen, die aufgrund des weiter entfernten Arbeitsortes 100% mobil arbeiten, aber im AOZ sind, auch ihre AZ digital erfassen oder verwenden diese weiterhin die Word-Vorlagen?

Ja, um allerdings den manuellen Aufwand, vor allem auf Seiten von HR, zu minimieren und um eine Gleichbehandlung bei der Quotenermittlung mit den Mitarbeitern im Ampelmodell gewährleisten zu können, erfassen künftig auch die Mitarbeiter im AOZ-Modell die Arbeitszeit und den Arbeitsort über AVERO. Dies gilt auch für AOZ Mitarbeiter, die auf Grund einer individuellen Regelung 100% mobil arbeiten. Die Erfassung der Arbeitszeiten ist für die Quotenermittlung notwendig.

Müssen Kollegen, die 100% mobil arbeiten, ihre Zeiten aber in Avero erfassen, trotzdem täglich den Arbeitsort angeben?

Ja, die Erfassung der Arbeitszeiten und des Ortes ist für die Quotenermittlung notwendig.

Ich würde gerne wissen, wie ich im AOZ Modell meinen Arbeitsort dokumentiere?

Der Arbeitsort, wird durch die Buchungsart dokumentiert. D.h. buchen Sie per PC-Terminal ein Kommen zählt als Arbeitsort das Büro, buchen Sie per PC-Terminal "Mobiles Arbeiten" zählt als Arbeistort das Homeoffice. Die Angabe des Arbeistortes in der Kommentarfunktion ist dabei nicht notwendig.

Welche Zeiten werden im System gezählt?

Das Avero System stellt die Zeiten dar, die auch Systemisch erfasst werden. Zeiten die nicht erfasst sind, finden keine Berücksichtigung.
Sollten im System Über-/Unterstunden entstehen, werden diese zum Ende eines Monats gekappt.

Begriffserklärung

Begriff	Bedeutung	Beispiel
Anwesenheitszeit	Anwesenheit im Büro	Bürozeit Dienstgang
Abwesenheitszeit**	Zeit außerhalb des Büros	mobiles Arbeiten
UZ	Uhrzeit	von UZ / bis UZ
Arb.Std.	Arbeitsstunden pro Tag ohne Pausenabzug	10
T.Arb.Std.:	Arbeitstsunden pro Tag nach Pausenabzug	8,45
Sollstd.	Arbeistvertragliche Sollstunden	40
Fehlstd.	Fehlstunden	8
T.Saldo	Tagessaldo (entspricht der Plus-/Minusstunden pro Tag)	8,58
A.Saldo	Arbeitssaldo (entspricht dem Plus-/Minus-Stundensaldo gesamt)	18
WF	Workflow (zeigt den Staus des Worklows an, wenn bsw. Urlaub gebucht wurde)
Fehlerprotokoll	Zeigt Buchungsfehler an bspw. Wenn Buchungen fehlen

** Der Begriff Fehlzeiten ist in Verbindung als Abwesenheit außerhalb des Büros zu sehen.
Die jeweiligen Fehlzeitenarten (Urlaub, Fortbildung/Seminar, Dienstreise, Gleitag/Überstunden, Mobiles Arbeiten) werden wie folgt zur Quotenermittlung berücksichtigt:

Fehlzeitenart	Bürozeit	mobiles Arbeiten
Urlaub
Krankheit
Fortbildung/Seminar	x
Dienstreise	x
Gleitag/Überstunden
mobiles Arbeiten		x

How-To-Guide: Avero-Zeiterfassung