Einführung

Der Import von Dokumenten in die Stammdaten war bisher nur auf zwei Arten möglich: Normalerweise wurden einzelne Dokumente über die Dokumentenverwaltung in den Stammdaten händisch importiert, während es für Cover eine eigene Anwendung, das „Cover Import Tool“ gab.

Hier ein Bild der Dokumentenverwaltung in den neuen Stammdaten (ERP-System) für einen beispielhaft ausgewählten Titel:

Hier ein Bild der Dokumentenverwaltung in den alten Stammdaten (kleines GUIS) für einen beispielhaft ausgewählten Titel:

Einige Dateien (Volltextleseproben, Pressetexte) werden darüber hinaus über eigens definierte Schnittstellen über Nacht in die Stammdaten eingelesen.

Gerade der Upload mehrerer Dokumente war dadurch umständlich und das Stammdaten-Programm musste extra geöffnet und der jeweilige Titel aufgerufen werden. Beim Import von Covern, die in der Herstellung auf MAC-Computern erzeugt werden, kam es aufgrund von Kompatibilitätsproblemen der Netzwerkprotokollen zudem immer wieder zu Schwierigkeiten mit dem Cover-Import-Tool.

Zur Lösung dieser Probleme haben wir einen neuen, Ordner-basierenden Importvorgang erarbeitet, der die Pflege von Dokumenten in den Stammdaten für Sie zukünftig erleichtern wird.

Beschreibung (Windows)

Auf Ihrem Desktop finden Sie (nach Freischaltung der Funktion) eine neue Verknüpfung mit dem Namen „Stammdatenimport“.

Wenn Sie diese Verknüpfung doppelt anklicken, öffnet sich ein Explorer-Fenster, in dem Sie eine Ordnerstruktur sehen, die den Klassifikationen von Dokumenten in den Stammdaten entspricht.

Beispielhafte Ordnerstruktur:

Sie können beliebige Dateien (JPEG, PDF, DOC, XLSX, usw.) in dem entsprechenden Ordner platzieren um einen Stammdatenimport in die gleichnamige Klassifikation der Dokumentenverwaltung auszulösen. Die Platzierung von Dateien erfolgt wie in jedem anderen Windows Explorer-Fenster über die Zwischenablage (Kopieren und Einfügen) oder per Drag&Drop mit der Maus.

Die Dateien müssen mit einer eindeutigen ISBN im Dateinamen gekennzeichnet sein, die ISBN darf 5/9/10/13-stellig angegeben sein, alternativ kann auch eine vollständige KNO-Titelnummer angegeben werden, z.B. „978-38338-4120-0_Cover.jpg“ oder „Leseprobe Auszug 21688.docx“, usw.

Die Ordner werden ganztägig auf Änderungen überwacht. Wird eine neue Datei gefunden, wird ein entsprechender Import-Job eingeplant, d.h. der Import findet 30 Minuten nach der Erkennung der Datei statt. In diesem Zeitraum können Sie die Datei noch löschen oder ändern, falls das einmal nötig sein sollte.

Wenn beim Import von Dateien Probleme auftreten, erhalten Sie automatisch eine entsprechende E-Mail vom System, die eine Problembeschreibung enthält. Folgende Fehler werden explizit mit einer passenden E-Mail quittiert:

• Die ISBN/Titelnummer in der Datei wurde nicht erkannt
• Sie haben keine Berechtigung, eine Datei einer bestimmten Klassifikation hochzuladen
• Eine Klassifikation verlangt explizit einen bestimmten Dateityp (JPEG, PDF, usw.) und Sie haben versucht, eine Datei eines anderen Typs hochzuladen

Passiert ein unerwarteter Fehler, bekommen Sie ebenfalls eine E-Mail zugestellt. Als Anhang erhalten Sie das Protokoll des Importversuchs, das nähere Informationen zu dem aufgetretenen Problem enthält. Falls Sie den Fehler nicht selbst beheben können (fehlende Rechte, unerwarteter Fehler) leiten Sie die E-Mail bitte an it-service@graefe-und-unzer.de weiter, die IT wird Sie dann bei der Klärung des Problems unterstützen.

Sie können nun selbst neue Klassifikationen in den Stammdaten erzeugen, indem Sie in Ihrem Importverzeichnis einfach einen neuen Ordner anlegen und in so benennen, wie die Klassifikation in den Stammdaten heißen soll (Änderungen der Bezeichnung sind später über die IT noch möglich).

Beschreibung (MAC)

Das Cover Import Tool wird für den Import von Covern, die über Droplets aus Photoshop erzeugt werden, nicht mehr benötigt.

Auf den MACs kann auf die Freigabe \\muc-fs07\stammdatenimport zugegriffen werden. Hierzu wird der Username „GUDTP“ verwendet. Wenn Sie das Verzeichnis „GUDTP“ in der o.g. Freigabe auswählen, erhalten Sie das private Importverzeichnis für diesen Usernamen. Darin befinden sich auch aktuelle Versionen der Adobe-Droplets, die für die Erzeugung von Covern in den Formaten 72dpi, 300dpi (CMYK, RGB) und EPS erforderlich sind. Die Droplets erzeugen die jeweilige Datei bereits in den Unterordnern, die der Klassifikation der Datei in der Dokumentenverwaltung der Stammdaten entspricht. Somit entfällt der bisher notwendige Zusatzaufwand für die Benutzung des Cover Import Tools.

Ausnahmen

Manche Klassifikationen sind nicht für den manuellen Import freigegeben. Stand heute betrifft das:

• Volltextleseproben
• Pressetexte

Für diese Klassifikationen gibt es bereits ein geregeltes Vorgehen für den Import, das durch die neue Funktionalität nicht beeinflusst wird. Hier bleibt alles wie gewohnt.