How-To-Guide: Systemgrundlagen
- Olga
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Start: Produktiv- und Testsystem
Bei Klick auf der censhare Symbol (egal ob Festinstallation oder virtueller Desktop) startet das System mit einem Dialogfeld. Hier können Sie zwischen Produktivsystem und Testsystem wählen.
Das Produktivsystem ist das System, mit dem wir produktiv arbeiten. Hier befinden sich alle aktuellen Dokumente, dieses System ist mit entsprechenden Schnittstellen für Import und Export ausgerüstet. Das Testsystem ist nur eine Kopie des Produktivsystems, die wir 1-2 pro Jahr ziehen. Wir nutzten das System um bespielsweise Updates vorab zu testen. Ihnen allen aber steht das Testsystem auch zur Verfügung, wenn Sie etwas Ausprobieren wollen und keinesfalls damit die echte Produktion tangieren wollen. Bitte beachten Sie: Das Testsystem läuft rein auf virtuellen Maschinen ist daher langsamer als das echte System. Es steht auch nicht immer zur Verfügung, z.B. wenn wir selbst größere Tests durchführen. Der Unterschied Produktiv- und Testsystem ist auf den ersten Blick kaum sichtbar. Am unteren linken Bildschirmrand wird aber immer angezeigt, in welchem System man sich befindet:
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WICHTIG Beim ersten Start, bzw. nach jedem größerem Update muss man noch einen lokalten Ordner definieren. Dieser wird automatisch angezeigt, sobald man ein Asset anklickt:
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Hier bitte einfach nur den Ordner censhare markieren und dann „Auswählen“ bestätigen. |
Oberfläche
Startseite
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1. Assetabfrage | Alles, was ich im System bearbeiten will, muss ich erst mal suchen und finden. Daher ist die Assetabfrage das wichtigste Fenster, hieraus bearbeite ich meine Dokumente. | |||
2. Filter und Vorlagen | Mit Filtern kann ich Suchergebnisse eingrenzen, etwa nach Assettyp oder Domäne. In den Vorlagen finde ich Vorlagen für verschiedenste Dokumente, z.B. Terminpläne, Ordner, Text-Assets…. | |||
3. Gespeicherte Suchen | Hier speichere ich Suchergebnisse für einen schnellen Zugriff ab. | |||
4. Infofenster | Im Infofenster werden mir die Metadaten zum ausgewählten Asset angezeigt. | |||
Menüleiste
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1. Neues Asset | Hier können neue Assets, z.B. Ordner angelegt werden. Braucht man am Anfang relativ selten. | |||
2. Bearbeiten | Ein Asset wird zur Bearbeitung geöffnet, in dieser Zeit ist es für andere Nutzer gesperrt. Geöffnete Assets erkennt man an einem grünen Häkchen, wenn man sie selbst geöffnet hat und an einem roten Häkchen, wenn andere sie geöffnet haben. | |||
3. Metadaten bearbeiten | Nur die Metadaten des Assets werden geöffnet. Dennoch ist das gesamte Asset in dieser Zeit für andere Nutzer gesperrt. | |||
4. Sichern & schließen | Das Asset wird geschlossen, alle Änderungen gesichert. | |||
5. Version sichern | Zwischenspeichern: Alle bis dahin vorgenommenen Änderungen werden gesperrt. | |||
6. Lesend öffnen | Das Asset wird nur Lesend geöffnet, Änderungen können nicht oder nur sehr eingeschränkt vorgenommen und niemals gespeichert werden. Andere Nutzer sehen nicht, dass man das Asset geöffnet hat. | |||
7. Bearbeiten abbrechen | Das Asset wird geschlossen, vorgenommen Änderungen verworfen. | |||
8. Serveraktionen | Hinter dem „Zahnrädchen“ verbergen sich etwas komplexere Befehle, die mit einem Klick ausgeführt werden können. Braucht man am Anfang relativ selten. | |||
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1. Ansichten | Ähnlich wie im Explorer können Sie unter verschiedenen Ansichten der Assets wählen. Alle Assets werden in der Voreinstellung als Listenansicht angezeigt. Weitere Möglichkeiten: Listendarstellung mit kleiner Voransicht des Assets Spaltensicht stellt die Verknüpfungen der angezeigten Assets dar Galerieansicht zeigt nur die Voransichten der Assets als kleine Kacheln Detailansicht zeigt eine große Voransicht von einem Asset Netzwerkansicht stellt die Verknüpfungen von einem ausgewählten Asset dar. | |||
2. Pfeile zum Weiterblättern | Auf der Startseite werden max. 200 Assets angezeigt. Bei größeren Suchergebnissen müssen Sie dann weiterblättern. | |||
3. Detailsuche | Hier können Sie Suchen durch Voreinstellen diverser Parameter detailliert einstellen. | |||
4. Aktualisieren | Aktualisiert die Assetabfrage, ähnlich wie ein Aktualisieren Befehl im Internetbrowser. | |||
Organisation im System
Assets | |||||
Die grundlegende Speichereinheit im System ist das Asset. Im Unterschied zum Windows Explorer oder Mac Finder ist, dass Dateien ihrem Typ gemäß abgelegt werden, das Dateiformat ist dabei erstmal zweitrangig. Beispiel: Ein jpg wird im Explorer mit der Dateiendung .jpg abgelegt, in censhare ist es erst mal nur ein Asset vom Typ Bild – Dateiformat ist erst mal egal. Assets haben immer Metadaten, automatisch wird z.B. erstellt, wer welches Asset wann erstellt hat und wer es wann zuletzt geändert hat. Man kann individuell hier aber beliebig viele Informationen hinterlegen.
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Metadaten pflege ich über das Dialogfenster „Metadaten“. Dieser Dialog ist immer gleich aufgebaut:
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1. Voransicht | Zeigt eine Voransicht des Assets | ||||
2. Name und Typ | Assetname kann individuell vergeben werden, Asset-Typ wird meist automatisch eingestellt. | ||||
3. Kommentar | Optional kann ein Kommentar zum Asset eingetragen werden. | ||||
4. Domäne und Sprache | Domäne muss immer auf die richtige Abteilung und ggf. Werkebene eingestellt werden. Sprache kann vernachlässigt werden. | ||||
5.Workflow | Hier wird der Workflow, der Workflow-Schritt und das Workflow-Ziel eingestellt. Mithilfe Letzerem kann ich Assets im System anderen Nutzern zustellen. | ||||
Domänen | |||||
Domänen geben die Organisationsstruktur vor. Ähnlich wie im Windows Explorer hier im Verlag hat jede Abteilung ihren Bereich – die Domänen. Alle Nutzer im System haben auf bestimmte Domänen vollen Zugriff, auf andere z.B. nur lesende Rechte und auf manche Domänen gar keinen Zugriff. Die Domänen sind – auch ähnlich wie der Windows Explorer – hierarchisch geordnet:
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Zugriffsrechte: Verlagsbereichs-Ebene: Alle Redakteure und alle „Verwerter“ (d.h. die Kollegen aus Marketing, Vertrieb, Presse, die in erster Linie selbst keine Inhalte erstellen, sondern welche verwerten) sehen alle Verlagsbereiche, können aber nur die eigenen Abteilungen bearbeiten. Auf alle anderen Domänen haben sie lesenden Zugriff. Im Verlagsbereich werden datenschutzrechtlich heikle Assets, z.B. Vertragsassets abgelegt. Werk-Ebene: Hier haben alle Hersteller Zugriff sowie die externen Kollegen auf die Projekte, die sie bearbeiten. Auf der Werk-Ebene steht der Großteil der Produktion, mit Ausnahme von datenschutzrechtlich heiklen Assets. GU Übergreifend: Ist ein Sammelbecken für alle möglichen Assets und Vorlagen, die alle benötigen, z.B. Terminplanvorlagen. Alle haben hier das Recht, sich Vorlagen als Kopie zu ziehen, aber nicht das Recht, die Vorlage selbst zu ändern. | |||||
Suchen & Finden
Im System stehen Ihnen zwei Suchen zur Verfügung, die Schnellsuche und die Detailsuche.
Schnellsuche | |||||
Die Schnellsuche funktioniert ähnlich wie eine Suchmaschine im Internet. Sie geben den Suchbegriff ein und das System durchsucht alle Assets per Volltextsuche.
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| Auf diesem Weg erhält man viele Suchergebnisse, die sich aber mit Hilfe der Filter im rechten Fenster schnell auf das Gesuchte eindampfen lassen, z.B. nach Assettyp, Workflow oder Domäne. | ||||
Detailsuche | |||||
In der Detailsuche können von Anfang an mehrere Parameter eingestellt werden. In der Registerkarte „Experte“ können dann noch eine Vielzahl weiterer Merkmale zur Suche hinzugefügt werden, z.B. Erscheinungstermin und Programmstatus.
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Die Detailsuche eignet sich daher vor allem für komplexere Suchen, die man einmal einrichtet und dann abspeichert, z.B. „Alle Titel mit dem Titelstatus Novität aus dem Verlagsbereich Kochen & Verwöhnen“. Diese Suche würde sich dann immer von selbst aktualisieren und könnte so über Jahre hinweg verwendet werden.
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Suchen abspeichern | |||||
Suchen, die öfter verwendet werden, sollte man abspeichern. Die gewünschte Suche aufrufen und dann in den gespeicherten Suchen auf das Pluszeichen klicken. |
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| Der Suche dann einen Namen geben. WICHTIG: Nicht mehr benötigte Suchen löschen, damit das Fenster möglichst übersichtlich bleibt! | ||||
Tastatur Short Curts
Einige Befehle lassen sich über Tastatur Short Cuts etwas bequemer ausführen als über die rechte Maustaste. Das Asset oder die gewünschten Assets werden markiert, dann folgende Tastenkombis auswählen:
Umschalten/ Strg((Apfel))/O | Asset zur Bearbeitung öffnen |
Strg((Apfel))/E | Metadaten bearbeiten |
Leertaste oder Strg((Apfel))/Y | Schnellansicht aufrufen |
Strg((Apfel))/Umschalten/R | Asset in einem neuen Tab anzeigen |
Strg((Apfel))/F | Detailsuche aufrufen |
Strg((Apfel))/R | Den Suchdialog einer bereits durchgeführten Suche erneut aufrufen |
Bei geöffneten Assets: |
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Strg((Apfel))/S | Version Sichern |
Strg((Apfel))/W | Schließen |
Strg((Apfel))/Z | Im Content Editor wird der zuletzt ausgeführte Schritt rückgängig gemacht. |
Assets erstellen, verknüpfen und löschen
Assets erstellen |
Assets werden entweder aus den Vorlagen erstellt oder – weniger häufig – über die Aktion „Asset neu erstellen“. |
Assets aus Vorlagen werden einfach mit der Maus markiert und per Drag & Drop direkt an den Ort gezogen, wo wir das Asset haben wollen:
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Es öffnet sich der Metadaten-Dialog, in dem ich zwingend die Domäne einstelle und den Namen ändere (empfehlenswert):
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Für fast alle benötigten Assets haben wir Vorlagen. Ab und an aber benötigt man vielleicht nur einen einzelnen Ordner, diesen legt man dann wie folgt an: |
Ich markiere das Asset, unter dem der Ordner erscheinen soll, rechte Maustaste / Neues Asset erstellen/Neue Kind-Asset:
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Dann wähle ich das gewünschte Asset aus. Die Metadaten stehen bereits auf der richtigen Domäne (weil ich ja „Kind“ ausgewählt habe); ich muss nur noch den Namen anpassen.
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Assets verknüpfen
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Ich kann alle Assets im System miteinander verknüpfen. Alle Assets können beliebig oft miteinander verknüpft werden; es bleibt dennoch immer nur ein Asset – ähnlich wie ich mir in Itunes einen Song in verschiedene Playlists speichern kann, ihn aber nur einmal gekauft und auf der Festplatte habe. Die einfachste und häufigste Art der Verknüpfung ist eine Zuordnungsverknüpfung. Ich verknüpfe Assets, indem ich ein Asset auf das Asset ziehe, unter dem es verknüpft werden soll: Ich markiere das Asset und ziehe es mit gedrückter Maustaste auf das Asset, unter dem es verknüpft werden soll. |
Es erscheint der folgende Dialog:
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Ich wähle fast immer Zuordnung aus, und bestätige einfach „Erstellen“. Falls ich das Asset falsch zugeordnet habe, kann ich mit „Bewegen“ es aus dem alten Asset entfernen und unter dem neuen zuordnen. Für einige Fälle (z.B. Verknüpfungen von Bildern und Topics mit Verträgen) reicht eine einfache Zuordnungsverknüpfung nicht aus; hierzu in den anderen Handouts mehr. |
Assets löschen |
Assets werden über die rechte Maustaste zum „Löschen vorgesehen“. Das Asset wird dann mit einem gelben Papierkorb gekennzeichnet. WICHTIG: Das Asset muss außerdem entknüpft werden; es werden nur Assets gelöscht, die unter Assets verknüpft sind, die nicht zum Löschen vorgesehen sind! Also: Erst zum Löschen vorsehen, dann entknüpfen.
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Papierkorb Nach 48 Stunden wird der Papierkorb rot, nach weiteren 48 Stunden wird das Asset dann unwiderruflich gelöscht und kann nicht wiederhergestellt werden. |
