Verantwortungsbereich: Redaktion und Herstellung

Eigentümergruppen einrichten

Buchasset per Doppelklick oder über Bearbeitung Metadaten öffnen. Auf die Registerkarte „Erweitert“ klicken.

Dann die Eigentümer auswählen:

1.) GuU Gesamt

2.) Lektor

3.) Setzer

4.) Reprobetrieb

Den Zugriff für Nichteigentümer auf „Kein Zugriff stellen“.

Tipp

Auf diese Weise kann man alle Dokumente im System schützen, z.B. auch ein frühes Konzept, was noch keiner sehen soll. In dem Fall den eigenen Namen als Eigentümer eintragen, alle anderen auf „keinen Zugriff“.

Ablage von Projektinfos und -dokumenten

Im System müssen alle relevanten Dokumente und Informationen abgelegt werden, dazu gehören: Projektteam: Alle Autoren, Fotografen, Redakteure, Lektoren, Hersteller, Setzer, Reprobetriebe. Terminplan Layout: Das finale Musterlayout der Grafikagentur Strukturplan und Bildliste Vertragliche Informationen (Vertragsassets und gescannte Verträge von Autoren und Fotografen) Manuskript Bilder: Alle Bilder, die im Buch verwendet werden Umbruch: Ablage ab dem 1. Umbruch Finaler Umschlag (wird am Ende der Produktion von der Repro eingestellt) Optional können natürlich alle weiteren Dokumente wie Konzepte, Korrespondenz usw. abgelegt werden.
Organsiation von Projektdokumenten
	Alle Titel, die neu von den Titelstammdaten an censhare übertragen werden, erhalten automatisch eine Ordnerstruktur, die genutzt werden kann.
Sollte die Ordnerstruktur noch nicht automatisch hinterlegt sein, kann sie auch manuell per Serveraktion ausgelöst werden. Dazu Buchasset markieren und die Serveraktion „Erstellung Produktionsordner“ auswählen:

Projektteam anlegen

Buchasset per Doppelklick oder über Bearbeitung Metadaten öffnen. Auf die Registerkarte „Team“ klicken.

In die jeweiligen Felder die Namen der Team-Mitglieder tippen nach den ersten Buchstaben erscheint eine Liste mit allen zum Namen passenden Personen, hier die richtige auswählen und im Feld übernehmen. Nun können auch Produzenten von Audio- und Videodateien im Team angelegt werden.

Sollten Sie die gewünschte Person nicht finden, bitte den Key User aus Ihrer Abteilung kontaktieren.

Terminplan anlegen

Termin aus den Vorlagen ziehen
In den Vorlagen finden Sie unter „Terminplan“ Vorlagen für verschiedene Auslieferungen und Seitenumfänge. In diesen Terminplan-Vorlagen wird ausgehend vom Auslieferungstermin und unter Berücksichtigung der Datenabgabe Repro einfach rückgerechnet. Damit geben diese Vorlagen einen ersten Eindruck, wie mein Buchprojekt zu planen ist.
Den gewünschten Terminplan mit der Maus markieren und mit gedrückter Maustaste direkt auf das Buchasset ziehen. Es öffnen sich die Metadaten, hier Name und Domäne anpassen.
Terminplan anpassen
Den angelegten Terminplan per Doppelklick öffnen. Links sind alle wichtigen Phasen der Produktion aufgelistet, rechts die Dauer der Phasen in Gant-Diagrammoptik:
Wenn die Dauer einer Phase verändert werden soll, klicke ich auf den jeweiligen Balken und füge über die Tastatur mit Strg und Plus-Taste Tage hinzu, bzw. lösche Tage mit Strg und Minus-Taste. Vorsicht! Der Terminplan ist als Rückwärtsplanung aufgebaut. Das heißt, wenn ich eine Phase verlängere, dann verschiebt sich der gesamte Plan nicht nach hinten – denn das würde heißen, wir verändern den Auslieferungstermin und das machen wir nur in absoluten Notfällen. Ich muss also andere Phase kürzen, damit mein Terminplan wieder stimmt. Beispiel: Das Lektorat verlängert sich um eine Woche. Ich muss also aus der Umbruchphase eine Woche kürzen, denn hier fehlt mir jetzt diese Zeit. Anpassungen am Terminplan können von Herstellung und Redaktion vorgenommen werden. Bitte stimmen Sie innerhalb des Projektteams ab, wer dafür zuständig ist und sprechen Sie vor allem auch Änderungen im Plan ab.
Terminplan in den eigenen Kalender ablegen
Unter Vorlagen / Terminplan finden Sie auch einen Kalender, den Sie sich ziehen und unter Ihr Personenasset ziehen können. Vorgehen: Den Kalender in den Vorlagen markieren und mit gedrückter Maustaste direkt auf das eigene Personenasset ziehen. In den Metadaten die Domäne auf die eigene (z.B. Verlagsbereich) stellen und den Namen anpassen.

Dann den gewünschten Terminplan mit der Maus markieren und mit gedrückter Maustaste auf den Kalender ziehen. Den Kalender dann per Doppelklick öffnen.
#
Alle Terminpläne werden auch hier als Gant Diagramm angezeigt. Ich kann aber auch über das kleine Auge rechts oben eine tabellarische Ansicht einstellen, die mir nur noch die Deadlines der einzelnen Produktionsphasen anzeigt.
Alle Änderungen in den jeweiligen Terminplänen werden natürlich hier übernommen.
Terminplan mit dem Umbruch verknüpfen
Optional kann der Terminplan noch mit dem Umbruch verknüpft werden, dann wird am Umbruch immer angezeigt, wie viel Zeit noch ist. Dazu den Umbruch markieren und mit gedrückter Maustaste auf den Terminkalender ziehen, als Verknüpfungstyp „Planung“ auswählen.
Wichtig Am Umbruch muss ein Workflow-Schritt aus der Umbruchphase eingestellt sein.