1. Den Umbruch aufklappen.     
2. Das Layout vom gewünschten Kapitel aufklappen.
3. Das darunter verknüpft Textasset mit dem Kapitel per Doppelklick öffnen. Das Kapitel heißt in der Regel „Kapitel XX.

Wort/Zeichenanzahl und XML Strukturprüfung

Menüleiste

Sichern & Schließen

Version Sichern

Bearbeiten abbrechen

Einstellungen

CiC Inhalt aktualisieren

XML Tags ein/ausblenden

Verborgene Zeichen ein/ausblenden

Funktionen der rechten Maustaste

Sichern & Schließen:

Textasset wird geschlossen, die Änderungen werden ins InDesign geschrieben.

Version Sichern:

Alle Änderungen im Textasset werden gespeichert

Bearbeiten abbrechen

Alle nicht zwischengespeicherten Änderungen gehen verloren, dass Textasset wird geschlossen.

Einstellungen: Hier können individuell noch einige Einstellungen vorgenommen werden.

„Content Voransicht“ anzeigen kann praktisch sein, wenn man sehr lange Kapitel mit vielen Topics bearbeitet, weil diese bei ausgeblendeter Voransicht nur noch mit ihrer Überschrift angezeigt werden => Übersichtlichkeit.

 CiC Inhalt aktualisieren:

Wenn man eingebettete Texte (= Content in Content) wie Topics oder Extra-Kästen bearbeitet, werden die Aktualisieren erst mit Klick auf den Knopf „CiC Inhalt aktualiseren“ übernommen.

TIPP: Beim Sichern & Schließen des gesamten Kapitels werden sämtliche CiC Inhalte mit aktualisiert.

XML Tags ein/ausblenden:

Bei ausgeblendeten XML Tags verschwinden die kleinen bunten Fähnchen im Text, die uns anzeigen, welche XML Auszeichnung verwendet wird. Wir empfehlen, immer mit eingeblendeten Tags zu arbeiten.

Verborgene Zeichen ein/ausblenden:

Zeigt Leerzeichen, Sonder- und Absatzzeichen an. Wir empfehlen, immer mit eingeblendeten verborgenen Zeichen zu arbeiten.

Funktionen der rechten Maustaste:

Bei einigen älteren Mac-Mäusen ist die rechte Maustaste nur etwas umständlich zu erreichen. Mit Klick auf das kleine schwarze Dreieck erhalten Sie hier alle Funktionen, die auf der rechten Maustaste liegen.

Voransicht aktualisieren

PDF erzeugen

Layout, in dem der Text platziert ist

Größeneinstellung Voransicht

Rechte Seite (PDF Voransicht)

Layout in dem der Text platziert ist

Voransicht aktualisieren

Voransicht aktualisieren:

Änderungen werden im Layout erst angezeigt, wenn man auf den Dopplepfeil klickt und dadurch die Voransicht aktualisiert.

PDF erzeugen:

Erzeugt ein schnelles Ansichts-PDF, Druckauflösung reicht aber zum Lesen und Korrigieren. In der PDF Voransicht wird dies direkt aus dem PDF über die Werkzeugleiste erstellt.

Layout, in dem der Text platziert ist:

Zeigt an, welches Layout gerade in der Voransicht eingeblendet wird. Theoretisch kann jeder Text in mehreren Layouts platziert werden und so natürlich jedes Mal anders aussehen. Wir arbeiten relativ selten mit dieser Option.

Größeneinstellung Voransicht:

Die „Rahmen“-Voransicht lässt sich hierüber in 50%-Schritten vergrößern / verkleinern.

Bei der PDF Voransicht arbeitet man in einem normalen PDF; das sich stufenlos zoomen lässt.

Voransichten

Im Content Editor stehen Ihnen zwei Voransichten zur Verfügung: eine JPG-basierte Voransicht, die die InDesign Textrahmen mit anzeigt („Druck Voransicht“) und eine PDF Voransicht („Druck Voransicht PDF“).

Voransichten auswählen

Druckvoransicht (Rahmenvoransicht)

1. Mit Klick auf den Doppelpfeil rechne ich eine neue Voransicht.

2. Die grünen Textrahmen zeigen mir die InDesign Textrahmen an. Ich kann nur Text bearbeiten, der innerhalb der grünen Rahmen steht. #

3. Hier wird mit angezeigt, welches Layout ich gerade sehe. Mit den Prozentschritten kann ich die Voransicht in 50% Schritten vergrößern und verkleinern.

Vorteile Rahmenvoransicht:

­       Relativ schnell in der Berechnung (s.u.)

­       Anzeige der Textrahmen hilft manchmal zu verstehen, warum der Text wie fließt

­       Layout bleibt nach Berechnen der Voransicht auf zuvor ausgewählten Seite stehen

Nachteile Rahmenvoransicht:

­       Relativ statisch in der Navigation (Hoch/Runterscrollen)

­       Nicht stufenlos zoombar

­       Nicht durchsuchbar

­       Kein Copy & Paste aus dem Layout heraus möglich

Druckvoransicht (PDF)

1. Zeigt an, welches Layout ich gerade sehe

2. Mit Klick auf den Doppelpfeil berechne ich eine neue Voransicht

3. Werkzeugleiste mit den gängigen PDF Funktionen wie Navi-Leiste, Zoomen, Durchsuchen…

Besonderheit PDF Voransicht: Es wird zunächst immer erst eine unformatierte „Standardansicht“ gezeigt, die ein wenig wie Word aussieht. Wir benötigen diese Voransicht zum Prüfen von XML Daten, die noch nicht in Layouts gesetzt wurden. Die unformatierte Standardansicht ist außerdem sehr schnell in der Berechnung. Das „richtige“ Layout finden Sie dann im Drag Down Menü.

Vorteile PDF Voransicht

­       PDF Funktionalitäten wie stufenlos zoomen, gehe zu…, suchen, kopieren möglich

Nachteile PDF Voransicht

­       Etwas langsamer in der Berechnung (s.u.)

­       Layout springt nach Berechnen der Voransicht immer auf die erste Seite zurück

WICHTIG: Beide Voransichten bewegen sich unabhängig vom XML Text auf der linken Seite. Das heißt, wenn ich rechts  auf Seite 20 scrolle, bleibt der Text links unverändert stehen und vice versa.

Wenn man sich häufig im Text „verliert“ kann man sich mit Suchen & Ersetzen behelfen. Aus der PDF Voransicht einen Begriff in das Suchfeld des XML Editors kopieren, bzw. aus dem XML Text einen Text in das Suchfeld des PDFs kopieren.

Referenzzeiten Voransichten

Nachfolgend werden Zeiten genannt, die wir hier im Verlag beim Berechnen von Voransichten gemessen haben. Jede Zeit ist dreimal gemessen, da es immer zu geringfügigen Schwankungen kommt.

Bitte beachten Sie, dass diese Zeiten variieren können: Dies ist abhängig von Internetleitung, wie viele Personen eine Internetleitung gleichzeitig nutzen und von der grundsätzlichen Verarbeitungsgeschwindigkeit des Rechners.

Je umfangreicher das Kapitel ist, desto länger dauert die Berechnung der Voransicht. Wir empfehlen daher, Kapitellängen von ca. 20 Seiten.

Küchenratgeber, 20 Seiten & 20 Bilder

Rahmenvoransicht

14,25 sek

12,1 sek.

11,93  sek.

PDF Voransicht

07,7 sek.

09,22 sek.

08,6 sek.

RG Gesundheit, 20 Seiten & 27 Bilder

Rahmenvoransicht

14,6 sek.

17,3 sek.

15,9 sek.

PDF Voransicht

15,2 sek.

15,9 sek.

16,3 sek.

Auf der linken Seite befindet sich mein XML Text. Solange ich mich zwischen zwei XML Tags (den bunten „Fähnchen“) bewege, kann ich den Editor wie eine normale Textverarbeitung nutzen: Ich kann längen, kürzen, Copy/Cut & Paste verwenden, suchen & ersetzen und per Strg./Apfel / z (oder die rechte Maustaste/wiederrufen) alle Änderungen gleich wieder rückgängig machen.

Änderungen kann ich mir rechts in der Layoutvoransicht berechnen lassen. Dies dauert einige Zeit, daher empfehlen wir immer, nach Möglichkeit mehrere Änderungen vorzunehmen und dann erst die Voransicht neu zu berechnen.

Arbeit mit XML Tags

Der Großteil der XML Auszeichnung sollte bereits mit der Vorstruktur eingearbeitet worden sein. Zusätzliche XML Auszeichnungen sind während der Umbrucharbeiten meist noch dann nötig:

­       Der Autor liefert noch umfangreiche Korrekturen, neue Texte und dergleichen

­       Umbrüche und Zeilenläufe müssen schön gezogen werden

­       Man sieht erst im Layout, dass bestimmte Formatierungen, Überschriftenhierarchien und dergleichen noch erforderlich sind

­       In der XML Vorstrukturierung sind Fehler passiert, z.B. Auszeichnungen wurden übersehen

Alle XML Tags stehen auf der rechten Maustaste zur Verfügung. Wie in allen XML Editoren arbeitet auch der CE kontextsensitiv, das heißt, nur die XML Tags, die an einer bestimmten Stelle zulässig sind, werden angezeigt.

Um einen neuen XML Tag zu vergeben, markiere ich die gewünschten Wörter und vergebe dann über rechte Maustaste / Tag hinzufügen die gewünschte XML Auszeichnung.

Zum Löschen von XML Tags setze ich den Cursor direkt vor den Anfangs-Tag und wähle auf der rechten Maustaste „Tag entfernen“ aus.

Wenn ich einen Tag verändern will, gehe ich mit dem Cursor ebenfalls direkt vor den XML Tag und wähle auf der rechten Maustaste „Element umbenennen“ aus.

TIPP: Man kann auch ganze XML Strukturen per Copy & Paste einfügen. Wenn ich relativ komplexe Strukturen auszeichnen muss, kann es u.U. schneller sein, die bereits vorhandene Struktur aus einem anderen Text zu kopieren und dann nur noch den eigentlichen Inhalt auszustauschen.

Arbeit mit Sonderzeichen und Umbruchzeichen

Beim Schönen von Umbrüchen und Zeilenläufen muss oft mit Zeilenumbrüchen, bedingten Trennstrichen und dergleichen gearbeitet werden. Diese Umbruchzeichen stehen auch im Content Editor zur Verfügung.

Rechte Maustaste / „Sonderzeichen einfügen“ auswählen.

Leerräume bietet verschiedene Möglichkeiten für geschützte Leerzeichen in verschiedenen Breiten.

Trennstriche bietet bedingte und harte Trennstriche.

Absatz bietet harte und bedingte Zeilenumbrüche.

Andere bietet diverse andere praktische Zeichen wie z. Ampersand oder den Rahmenumbruch.

Unterscheidung harter und weicher Zeilenumbruch

Oft gibt es Verwirrung wegen dem Einsatz der richtigen Zeilenumbrüche. In der Nuss-Schale: Sie dürfen im Content Editor den harten Zeilenumbruch verwenden. Dieser wird von InDesign als der umgangssprachlich bezeichnete Soft Return umgesetzt. Nähere Definition in nachfolgender Tabelle:

Einsatz des Rahmenumbruchs

Der Rahmenumbruch verschiebt den gesamten nachfolgenden Text in den nächsten InDesign Textrahmen. Das kann ganz praktisch sein, wenn man ohne Austexten eine Überschrift oder ähnliches z.B. auf die nächste Seite schieben muss. Wir raten aber, diese Möglichkeit nur sparsam einzusetzen. Überschriften und dergleichen sollten eigentlich über Stilvorlagen gesteuert werden.

Die Gefahr bei Rahmenumbrüchen ist vor allem, dass man vergisst, sie eingefügt zu haben. Dann ändert man doch noch was am Text, führt z.B. eine Autorkorrektur aus und plötzlich verspringt der gesamte Text im Layout auf unerklärliche Art und Weise.

Arbeit mit CiC Platzierungen

CiC steht für Content in Content und bedeutet, dass Inhalte ineinander geschachtelt werden. Ein Topic oder ein Tippkasten wird also in einem Kapiteltext eingebettet. Dadurch kann z.B. bei Substanzverwertungen relativ schnell verschiedene Topics in einem Kapitel neu zusammenstellen.

CiC Inhalte können nicht direkt aus dem Content Editor heraus bearbeitet werden. Man muss sie erst per Doppelklick öffnen, dann werden sie in einem neuen Fenster ebenfalls im Content Editor geöffnet. CiC Inhalte werden mir im Content Editor immer im Fenster rechts unten angezeigt:

Bei CiC Inhalten ist keine eigene Voransicht mehr möglich. Das Text Asset wird gesichert und geschlossen, dann werden die Änderungen nach Aktualisierung des Gesamtlayouts sichtbar.

Suchen & Ersetzen

Für Suchen & Ersetzen stehen uns zwei Möglichkeiten zur Verfügung.

1.) Die Funktion Suchen & Ersetzen im Content Editor. Diese ist über die rechte Maustaste verfügbar und funktioniert ähnlich wie die aus Word bekannte Funktion.

Nachteil bei dieser Funktion: Sie durchsucht nicht die CiC Inhalte, sondern nur den Kapiteltext.

2.) Die Serveraktion Suchen & Ersetzen. Diese befindet sich in der Menüleiste der Assetabfrage unter Serveraktionen, dem „Zahnrädchen“.

Gewünschtes Kapitel (oder auch mehrere Kapitel) markieren, dann die Serveraktion „Suchen & Ersetzen“ im Content aufrufen.

Es öffnet sich ein Dialogfeld, in dem ich die Begriffe eintrage und die Suche einstelle.

Ausgewählter Content bedeutet, dass keine CiC Strukturen durchsucht werden.

Suchen/Ersetzen in Topics/CiC Strukturen bedeutet, dass alles durchsucht wird.

Groß/Kleinschreibung kann beachtet oder nicht beachtet werden.

Reguläre Ausdrücke hilft bei komplexen Suchen&Ersetzen Befehlen, ist aber auch sehr komplex in der Anlage. Die Funktion kann helfen, z.B. Kommentare in Doppelklammern zu entfernen, mehr dazu in den Häufigen Fragen.

Es öffnet sich dann ein weiteres Textfeld, in dem alle Suchergebnisse angezeigt werden. Ich kann hier nun einzelne Textstellen deaktivieren, sodass diese nicht geändert werden:

Content Updates

Geänderte Inhalte in CiC Platzierungen werden erst nach Inhaltsaktualisierung final ins Layout geschrieben. Das heißt: Ich kann mir zwar das geänderte Layout schon anschauen, die Änderungen sind aber noch nicht final gespeichert.

Erkennbar sind solche noch nicht gespeicherten Änderungen an den Content Update Fähnchen:

Diese Content Updates können auf zwei Wege aufgelöst werden:

1.) Klick auf den Knopf Inhalt aktualisieren in der Menüleiste

2.) Durch Sichern und Schließen des Gesamtkapitels.

Überschriften

Damit wir unsere XML Daten nicht als zusammenhängenden großen Strom bearbeiten müssen, sondern in kleineren Kapiteleinheiten, gibt es in unserer DTD eine Regel: Jede Überschrift der Hierarchie 1-6 darf pro Kapitel nur einmal vorkommen.

Das heißt: Wenn Sie eine weitere Überschrift in einem Kapitel einfügen, bekommen Sie eine Fehlermeldung.

Lösung: Sie umschließen den Textabschnitt, über dem die Überschrift stehen soll mit einem Element kapitel

Diese zusätzlichen Kapitel haben keinen Einfluss auf die eigentliche Buchstruktur.

Geschützte Leerzeichen und Absatzoptionen

Es kann vorkommen, dass Sie eine Trennung an einer anderen Textstelle vornehmen wollen und das System sich „weigert“, diese  Trennung zu übernehmen, obwohl genügend Platz usw. vorhanden wäre.

Dieses Verhalten kann zwei Ursachen haben:

1.) Es wurden geschützte Leerzeichen eingesetzt. In unserer XML Vorstruktur lassen wir auch einige mikrotypografische Zeichen einpflegen, wie etwa geschützte Leerzeichen nach Ziffern. Das heißt, wenn Sie hier trennen möchten, wird die Trennung nicht übernommen.

Lösung: Das geschützte Leerzeichen entfernen und ein normales über die Leertaste auf der Tastatur eingeben.

2.) Im InDesign werden alle Texte in der Regel mit bestimmten Absatzoptionen gesetzt. Einige gängige Regel in den Absatzoptionen lautet zum Beispiel, dass in einem Absatz maximal drei Trennungen vorkommen dürfen. Versuchen Sie nun also, eine vierte Trennung einzufügen, wird diese nicht übernommen.

Lösung: Eine der drei Trennungen im Absatz entfernen und die gewünschte Trennung einfügen.

Neu vergebene Formatierungen

Es kann vorkommen, dass Sie ein neues XML Tag vergeben, z.B. eine Fettung und diese vom Layout nicht umgesetzt wird. Meistens liegt die Ursache dann darin, dass dieser XML Tag das erste Mal im Dokument vorkommt. Alle XML Tags werden vom Setzer in InDesign Stilvorlagen ausdefiniert. XML Tags, die neu dazukommen, haben also noch keine Stilvorlage zugewiesen bekommen und daher werden keine Änderungen angezeigt.

Lösung: Am Einfachsten durch Vermeiden neuer XML Tags. Eigentlich sollten alle Formatierungen schon im Manuskript wenigstens ein paar Mal vorkommen. Wenn man erst im Umbruch feststellt, dass man plötzlich doch Aufzählungen, Fettungen usw. benötigt, dann hat man eigentlich während des Manuskripts geschlafen. Wenn es aber doch passiert: In diesem Fall kontaktieren Sie bitte Ihren Redakteur. Wir müssen dann sehen, ob wir den Setzer das Ganze kurzfristig regeln können.

Strukturelle Fehler

„Strukturelle Fehler“ sind Fehler in der XML Struktur. Diese wird vom Content Editor laufend gegen unsere DTD geprüft – wenn wir XML Strukturen haben, die laut unserer DTD nicht zulässig sind, bekommen wir Fehlermeldungen: Das grüne Lämpchen rechts unten am XML Text schaltet auf rot, ich habe am rechten Balken einen roten Hinweis, wo ungefähr sich der Fehler im Dokument befindet und am linken Balken schließlich ein rotes Kreuz direkt neben der Zeile mit dem Fehler.

Streicht man mit der Maus über das rote Kreuz, werden nähere Informationen zum Fehler und zur Behebung gegeben.

Problem ist, dass diese Fehler-Infos, die XML Editoren ausgeben, oftmals eher unverständlich sind, nach dem Motto „eigentlich will ich alles, nur nicht dass, was du gerade machst.“

In diesem Fall haben wir Text, der nicht von XML Tags umschlossen ist. Sobald nur ein Satzzeichen nicht umschlossen ist, bekommen wir eine Fehlermeldung. Oft die einfachste Art, den Fehler zu verstehen und zu beheben: Eine vergleichbare Textstelle in einem anderen Dokument nehmen und vergleichen.

Bitte suchen Sie sich aber nicht zur Verzweiflung – wir im Verlag kennen mittlerweile die gängigen Fehlerquellen recht gut und können Ihnen wahrscheinlich schnell weiterhelfen.

WICHTIG: Der Content Editor kann als einziger Editor mit „strukturellen Fehlern“ gesichert und geschlossen werden. Damit soll ermöglicht werden, dass Sie zumindest Ihre Arbeit des Tages retten können, wenn Sie außerhalb der üblichen Bürozeiten arbeiten. Bitte kontaktieren Sie uns dann aber umgehend, damit wir den Fehler beseitigen können und arbeiten nicht noch tagelang in einem strukturell fehlerhaften Dokument weiter: Bei jedem Rückspeichern werden damit XML Fehler ins Layout geschossen, die hier zu großen Problemen, bis hin zum Server Absturz führen können.