How-To-Guide: Vertretertexte
- Olga
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Übersicht Workflow
Erstellung der VV-Texte
Aus den Vorlagen wird das Blank-Word-Dokument von dem Redakteur unter den jeweiligen Programmbereich gezogen, einheitlich benannt (8-XXXX-X_Titelname_VV) und auf die jeweilige Domäne gestellt (z.B. Root\GU\HHG\Garten\Werk). Der erste Workflow-Schritt ist voreingestellt: VV-Texte/Bearbeitung Redaktion
Zudem muss das Dokument erst einmal noch für die jeweilige Redaktion freigeschalten werden, alle anderen dürfen das Dokument noch nicht sehen. Dies erfolgt für die Metadaten im Reiter »Erweitert«.
Bereitstellung der VV-Texte an das Marketing |
Sind die VV-Texte redaktionell freigegeben, werden diese Dokumente möglichst pro Redaktion gesammelt über den Ordner an das Marketing und den Vertrieb zugestellt (Gruppe: VV-Texte). Bitte beim Befüllen darauf achten, dass die vorgegebenen Formulierungen so übernommen werden (z.B. »S.«, statt »Seite«). Als Termin gilt 1 Woche vor der internen Tagung. Die Abteilungen Marketing und Vertrieb stimmen sich dann ab, wenn die Dokumente fertig lektoriert sind und die Texte freigegeben sind. Alle Worddokumente müssen den Workflow-Schritt VV-Texte/Bearbeitung Marketing haben, der von der Redaktion eingestellt wird. Gleichzeitig muss das Worddokument nun auch für die Gruppe »VV-Texte« über die Metadaten manuell durch die Redaktion freigegeben werden. |
Das Marketing stellt dann möglichst gesammelt die Word-Dokumente einem Lektor zu, der diese bearbeitet. Dafür muss der Lektor auch in die Rechtegruppe unter dem Reiter »Erweitert« aufgenommen werden (Einfügen über das Plus-Zeichen). Der Workflow-Schritt wird auf »Lektorat« gestellt.
Sind die Texte final lektoriert, stellt der Lektor die Dokumente möglichst gesammelt an das Marketing zurück. Der Workflow-Schritt an den einzelnen Dokumente ist »Fertigstellung Lektorat«. Sind die Word-Dokumente vom Marketing freigegeben, werden diese auf den Workflow-Schritt »Freigabe VV-Texte« gestellt, für GuU gesamt freigegeben und der
GU Grafik zum Einbauen in das Vorschau-Dokument zugestellt. Auch hier sollten die VV-Texte möglichst über den Ordner komplett pro Programmbereich zugestellt werden. Mit Freigabe für GuU Gesamt ist es die gleiche Rechtegruppe wie wir auch unsere Buch-Assets schützen.
Mit dem Workflow-Schritt »Freigabe VV-Texte« ist gewährleistet, dass die Texte freigegeben sind und nicht mehr von Redaktion bzw. Marketing nachträglich geändert werden dürfen.
Umgang mit nachträglichen Korrekturen
Sollten nachträglich noch Korrekturen an den VV-Texten vorgenommen werden, muss dies mit Marketing, Vertrieb und GU Grafik abgestimmt werden.
Die Redaktion stellt dann den Workflow-Schritt auf »Bearbeitung Redaktion«, führt die Korrekturen aus und stellt dann die Dokumente, inkl. kurzer Korrekturangabe im Kommentarfeld, der GU Grafik bzw. dem Marketing z.B. bei Änderungen aus der Internen Tagung zu. Grundsätzlich dürfen nur noch bibliografische Angaben, aber keine USP oder Verkaufsargumente mehr geändert werden. Hat die GU Grafik die Korrekturen übernommen, stellt diese das Word-Dokument wieder auf »Freigabe VV-Texte«.