MS ablegen und zustellen

MS ablegen

Bei einer Festinstallation kann das MS bei den meisten eMail Programmen (z.B., GroupWise, Outlook usw.) direkt aus dem Mailanhang ins System gezogen. Ist dies nicht möglich, muss die Datei einmal in einem Ordner temporär zwischen gespeichert werden.

Das MS im gewünschten Ordner oder im Mailanhang markieren und mit gedrückter Maustaste direkt ins System ziehen.

Im System direkt auf das Buchasset oder den gewünschten Ordner ziehen, um die Verknüpfung herzustellen.

Die Metadaten passen sich dem ausgewählten Asset im System an; die Domäne sollte also stimmen. Daher nur noch den Workflow MS auswählen, als erster Schritt kommt automatisch „MS angelegt“.

MS zustellen

Über die Metadaten den Namen des Lektors suchen und in das Feld „zugeordnet an“ eintippen. Wenn das Feld grün hinterlegt ist, wurde der Name erkannt nun das MS kann zugestellt werden. WF Schritt auf „MS in  Lektorat“ ändern.

MS bearbeiten

Dann je nach Absprache im Projektteam vorgehen: Das MS im System kann durch eine neue Version ersetzt werden – damit verschwindet die alte Version nicht, aber sie rutscht in den Hintergrund. Oder das neue MS wird als neues Asset angelegt, dann bleiben beide Versionen im System auf derselben Ebene sichtbar.

Fall 1: MS ersetzen

Das im System geöffnete MS mit der Maus markieren, auf „Sichern & Schließen“ klicken, das Dialogfeld nur mit OK bestätigen. Das bearbeitete MS aus dem lokalen Ordner mit gedrückter Maus direkt ins System auf das alte MS ziehen.

Im Dialogfeld „Ersetzen“ auswählen.

Im Metadatendialog den WF Schritt auf MS in Redaktion setzen und den betreuenden Redakteur auswählen.

Wenn ich das MS markiere, kann ich mir über die rechte Maustaste „Anzeigen/Versionen“ die verschiedenen Versionen anzeigen lassen:

Fall 2: MS neu anlegen

In diesem Fall die Bearbeitung vom im System abgelegten MS abbrechen. Dann ziehe ich mit der Maus wieder aus meinem lokalen Ordner direkt in das System. Unterschied zu Fall 1: Ich ziehe das MS auf dem Manuskriptordner, nicht auf das alte MS.

Nun wird ein neues Asset angelegt und ich bearbeite die Metadaten. Es empfiehlt sich hier, einen Namen wie „MS_Lektoriert“ anzugeben.

MS zurückstellen

Auf der Festinstallation kann ich Worddokumente direkt aus dem System öffnen, bearbeiten und zurückspeichern. Die geht allerdings nur wenn

­       Das MS bearbeitend geöffnet wird (erkennbar an dem grünen Haken)

­       Das MS nur temporär zwischengespeichert wird (Klick auf Speichern, nicht Speichern unter)

­       Das MS im Wordprogramm geschlossen und anschließend im System gesichert und geschlossen wird.

Sobald einer dieser Schritte nicht ausgeführt wird, funktioniert das Rückspeichern nicht und die Änderungen sind verloren. Daher empfehlen wir, bei Unsicherheit auch bei der Festinstallation den ersten Weg zu wählen.